Những lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp tổng đài Call Center
Mặc dù Call Center là công cụ quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và góp phần tạo nên tên tuổi của thương hiệu. Tuy nhiên, điều này chỉ hoàn toàn được đáp ứng khi doanh nghiệp chọn đúng đơn vị cung cấp tổng đài uy tín. Vậy đâu là những lưu ý để doanh nghiệp có sự lựa chọn tốt nhất. Hãy cùng đi tìm câu trả lời thông qua nội dung được đề cập sau đây.
Các lưu ý quan trọng khi chọn đơn vị cung cấp tổng đài Call Center
Để lựa chọn được đơn vị cung cấp tổng đài Call Center uy tín, các yếu tố về nhu cầu, chất lượng dịch vụ, tính năng, chi phí cần được quan tâm hàng đầu, cụ thể:
Xác định nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp
Thông thường mỗi doanh nghiệp đều có những sản phẩm, dịch vụ, ngân sách khác nhau nên những yêu cầu về dịch vụ khách hàng cũng không giống nhau. Vì vậy, trước khi ra quyết định lựa chọn bất kỳ đơn vị cung cấp tổng đài Call Center nào, doanh nghiệp cần xác định rõ về nhu cầu cũng như mục đích của doanh nghiệp.
Ví dụ, đối với doanh nghiệp nhỏ thì chỉ cần hệ thống tổng đài đơn giản, dễ sử dụng với kinh phí bỏ ra thấp, đối với doanh nghiệp lớn thì có thể cần ứng dụng một hệ thống Call Center tích hợp với nhiều tính năng hơn như: hệ thống CRM, hệ thống tích hợp đa kênh, phần mềm lưu trữ và phân tích dữ liệu. Việc xác định rõ nhu cầu cũng như hiểu rõ về mục đích sử dụng Call Center sẽ giúp doanh nghiệp có được giải pháp từ nhà cung cấp phù hợp.
Xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp là giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả
Đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ
Đây cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý xem xét trước khi chọn dịch vụ cung cấp tổng đài Call Center. Bởi yếu tố này sẽ quyết định tới quá trình vận hành tổng đài có được hoạt động trơn tru hay không.
Nếu chọn đơn vị cung cấp có chất lượng dịch vụ tốt, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Khi doanh nghiệp gặp phải sự cố hoặc vấn đề phát sinh, sẽ đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn ổn định, không bị gián đoạn hay trục trặc gì.
Xem xét tính các tính năng của tổng đài Call Center
Như đã chia sẻ, mỗi một doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu về tính năng của tổng đài Call Center khác nhau để phù hợp với nhu cầu, mục đích cũng như quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số tính năng vô cùng cần thiết và quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần xem xét nên có như:
Tính năng trả lời tự động IVR (Interactive Voice Response): Đây là tính năng vô cùng cần thiết có thể thay thế nhân viên trả lời khách hàng một cách nhanh chóng và hướng dẫn khách hàng tới đúng bộ phận được yêu cầu một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.
Tích hợp với hệ thống CRM: Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ thông tin khách hàng, từ đó mang lại quá trình truy xuất, cập nhật thông tin, giúp nhân viên hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng trong quá trình tư vấn.
Tính năng hỗ trợ đa kênh: Để tối ưu hóa trong việc giao tiếp khách hàng trên mọi nền tảng thì việc tích hợp tính năng hỗ trợ đa kênh từ điện thoại, email cho đến các trang mạng xã hội là vô cùng cần thiết. Với tính năng này, nhân viên không cần phải chuyển tiếp từ nền tảng này qua nền tảng khác mà vẫn đảm bảo phục vụ khách hàng chu đáo chỉ trong một nền tảng duy nhất.
Quản lý cuộc gọi và báo cáo: Những cuộc gọi khi được ghi lại và báo cáo chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá và điều chỉnh chất lượng dịch vụ cũng như là dữ liệu để đào tạo nhân viên một cách tốt hơn. Chính vì vậy, việc tích hợp tính năng quản lý cuộc gọi và báo cáo là điều cần thiết mà doanh nghiệp nên thực hiện.
Tính năng ghi âm cuộc gọi: Nếu không có tính năng này, sẽ rất khó để doanh nghiệp có thể giải quyết được những khúc mắc của khách hàng về sản phẩm dịch vụ, nhất là những khiếu nại từ khách hàng. Khi không được giải quyết thỏa đáng, sẽ làm giảm đi sự uy tín của doanh nghiệp cũng như sự tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Tính linh hoạt của tổng đài: Đây cũng là tính năng vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có định hướng mở rộng và phát triển quy mô trong tương lai. Chọn đơn vị cung cấp tổng đài Call Center có tích hợp tính năng này sẽ giúp cho doanh nghiệp tùy chỉnh sự thay đổi và nâng cấp trên hệ thống một cách dễ dàng mà không gặp bất cứ trở ngại nào.
Tính năng mở rộng: Tính năng này khi được tích hợp với hệ thống Call Center sẽ có khả năng xử lý số lượng cuộc gọi lớn cùng một lúc, đảm bảo mang đến hiệu suất công việc luôn đạt mức tốt nhất.
Quan tâm đến chi phí dịch vụ
Bên cạnh tính năng của hệ thống tổng đài Call Center thì chi phí cũng là điều mà doanh nghiệp cần lưu ý và quan tâm để tránh lãng phí vào những khoản đầu tư không hiệu quả. Thông thường, đối với tổng đài Call Center truyền thống sẽ có các khoản chi phí về phần cứng, chi phí bảo trì,… còn tổng đài Call Center Ai do hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên sẽ tiết kiệm hơn vì không phải đầu tư những hạng mục này…
Do đó, doanh nghiệp hãy tính toán kỹ lưỡng từ khoản chi phí cố định cho đến khoản chi phí phát sinh để xem xét, so sánh đâu mới là sự lựa chọn tốt và phù hợp nhất đối với doanh nghiệp.
Yếu tố bảo mật dữ liệu
Một yếu tố cực kỳ quan trọng trước khi “chọn mặt gửi vàng” đến đơn vị cung cấp Call Center đó chính là yếu tố bảo mật dữ liệu. Bởi sử dụng dịch vụ này, hệ thống sẽ thường xuyên xử lý các thông tin từ điện thoại, địa chỉ cho đến thẻ tín dụng,… Để đảm bảo những thông tin có tính “nhạy cảm” nói trên cần được bảo vệ, tránh rò rỉ ra bên ngoài, doanh nghiệp nên chọn đơn vị cung cấp tổng đài có mã hóa dữ liệu cuộc gọi cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế ISO 27001.
Tham khảo:
Nhà cung cấp tổng đài Call Center có sự uy tín và độ tin cậy cao
Sự uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống Call Center. Chính vì thế, doanh nghiệp nên lưu ý xem xét vấn đề này trước khi sử dụng dịch vụ. Theo đó, bạn có thể kiểm tra độ uy tín của nhà cung cấp thông qua khách hàng cũ đã và đang hợp tác hay những chứng chỉ, giải thưởng mà nhà cung cấp dịch vụ Call Center nhận được để yên tâm hơn về sự lựa chọn của mình.
Nếu đến đây bạn vẫn còn khó khăn trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp tổng đài Call Center thì có thể tham khảo Mắt Bão One. Đây được xem là “địa chỉ vàng” với hơn 10 năm đồng hành và mang đến giải pháp Call Center được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng lựa chọn bởi đáp ứng hoàn toàn các tiêu chí nói trên.
Do đó, nếu bạn cũng đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp của mình nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, thúc đẩy sự tăng trưởng, phát triển bền vững. Đừng bỏ qua hệ thống tổng đài Call Center tại Mắt Bão One nhé.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
