Tổng đài ảo và Tất tần tật những gì bạn cần biết

Ở thời đại công nghệ 4.0, cái tên Tổng Đài Ảo có lẽ không còn quá xa lạ khi công cụ này luôn nhận được sự “săn đón” nồng nhiệt của các doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường. Điều này không quá khó hiểu, bởi thực tế khó mà phủ nhận những lợi ích chăm sóc khách hàng một cách thông minh, linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí từ ứng dụng này. Để hiểu hơn về loại công nghệ thông minh này, hãy dành thời gian tìm hiểu tất tần tật những thông tin về Tổng Đài Ảo sẽ được chia sẻ ngay sau đây nhé.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo (Call Center Ai) là dịch vụ chăm sóc khách hàng hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp kết nối khách hàng một cách linh hoạt mọi thời điểm với chi phí thấp nhất chỉ cần có internet và các thiết bị kết nối internet như điện thoại, laptop, máy tính bàn,…. 

Với tính năng nổi trội, có thể tích hợp với nhiều công cụ, điển hình như CRM (quản lý khách hàng) cùng chi phí tiết kiệm, tổng đài ảo vô cùng phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp có mô hình làm việc online, đồng thời chinh phục nhiều đơn vị mới khởi nghiệp từ việc mua tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng cũng như dễ dàng mở rộng quy mô mà không phải lo quá nhiều về vấn đề chi phí.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo

Nhờ những tính năng vượt trội mà tổng đài ảo đã mang lại vô vàn lợi ích cho các doanh nghiệp khi ứng dụng hệ thống này, cụ thể:

Tiết kiệm chi phí vận hành

Cũng bởi tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, chính vì vậy, doanh nghiệp không cần tốn các khoản chi phí như đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, chi phí lắp đặt cũng như phí đi đường dây rườm rà. Chỉ cần dùng phần mềm có cài đặt vào các thiết bị điện tử và kết nối internet là đã có thể thực hiện cuộc gọi hoàn toàn miễn phí cuộc gọi nội bộ trên toàn quốc.

Đặc biệt, cước phí gọi quốc tế cũng thấp hơn rất nhiều so với cước điện thoại thông thượng. Vừa không tốn kém quá nhiều về chi phí cuộc gọi, vừa không tốn chi phí bảo dưỡng, bảo trì hay nhân sự vận hành. Chính vì thế mà sử dụng tổng đài ảo là cách ứng dụng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành rất nhiều.

Không bỏ sót cuộc gọi từ khách hàng

Đối với tổng đài truyền thống, khi gặp phải tình huống nhiều cuộc gọi cùng lúc sẽ khó tránh khỏi cuộc gọi báo bận hoặc nghẽn đường truyền. Tuy nhiên, điều này không còn là sự lo ngại khi chuyển sang tổng đài ảo. 

Bởi lẽ, ngoài hoạt động mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị, tổng đài ảo còn có tính năng chuyển tiếp cuộc gọi đến số các nhân khi bị lỗi về đường truyền hoặc không có người trực. Vì vậy sẽ đảm bảo cuộc gọi không bị bỏ sót dù bất kỳ lý do nào.

Tiết kiệm thời gian vận hành, dễ dàng quản lý

Do hệ thống tổng đài ảo được tính năng quản lý khách hàng CRM. Vì vậy mà mọi cuộc gọi đều được đưa qua CRM để quản lý, lưu trữ thông tin, giúp dễ dàng quản lý đội ngũ Sale nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời xử lý các cuộc gọi một cách nhanh, chính xác nhờ tính năng chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng bộ phận, nhân viên mà khách hàng cần làm việc.

Tính năng tự động hóa đã phần nào giúp cho doanh nghiệp đảm bảo đáp ứng hàng trăm khách hàng cùng lúc mà không cần phải thuê quá nhiều lực lượng nhân sự lớn.

Không chỉ vậy, do là hệ thống tổng đài mở nên việc thêm bớt các tính năng cũng vô cùng đơn giản, nhanh chóng, vì vậy mà doanh nghiệp có thể yên tâm khi có nhu cầu chuyển dời hệ thống mà không lo lắng về chi phí cũng như tình trạng gián đoạn hệ thống.

Các tính năng nổi bật của phần mềm tổng đài ảo

Để mang lại những lợi ích đột phá cho doanh nghiệp phải kể đến những tính năng tiên tiến nổi trội sau:

Tính năng mở rộng máy nhánh không giới hạn

Mở rộng quy mô với nhiều chi nhánh khác nhau là mục tiêu của rất nhiều doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh. Và trợ thủ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách đơn giản, lại tiết kiệm chi phí thì không thể bỏ qua tính năng mở rộng máy nhánh. Đây cũng là một trong những ưu thế mà tổng đài ảo có được.

Tính năng trả lời tự động (IVR)

Tính năng trả lời tự động thực sự là người bạn kết nối vô cùng quan trọng đối với khách hàng, khi khách hàng gọi đến thay vì nghe những tiếng “tút tút” nhàm chán bằng những thông điệp chào mừng quý khách mà doanh nghiệp tự lên kịch bản, rồi hướng dẫn quý khách nhấn phím để gặp bộ phận hoặc nhân viên cần gặp sẽ chuyên nghiệp hơn rất nhiều, đồng thời còn giảm thiểu tình trạng cúp máy vì phải chờ đợi, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng ngày một tốt hơn.

Đặc biệt, với tính năng tự động, doanh nghiệp có thể dễ dàng cài đặt lịch hẹn tự động rồi gọi đến các số thuê bao trong danh sách chỉ định. Phương pháp này có thể dùng với nhiều mục đích khác nhau như xác nhận đơn hàng, chăm sóc khách hàng, lấy ý kiến phản hồi từ khách hoặc quảng cáo chủ động,… vừa hiệu quả lại tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng (CRM Mini)

Hệ thống quản lý khách hàng CRM có khả năng lưu trữ thông tin từ cuộc gọi, số lần tương tác cho đến hiển thị thông tin khách hàng, ghi chú một cách chi tiết sẽ là dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp dựa vào đó nâng cao chất lượng chăm sóc và tăng tỉ lệ chốt sale một cách hiệu quả hơn.

Phễu chăm sóc khách hàng

Từ bộ phễu lọc khách hàng theo thứ tự ký hợp đồng, chưa ký hợp đồng, khách hàng đã giới thiệu,… doanh nghiệp có thể dựa vào đó để có chế độ ưu tiên chăm sóc khách hàng được tốt hơn, đồng thời đưa ra các chương trình khuyến mãi, ưu đãi để phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Với tính năng chuyển tiếp cuộc gọi thông minh, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng bỏ sót khách hàng dù toàn bộ máy nhanh không online hay trường hợp không có kết nối internet thì cuộc gọi vấn đảm bảo chuyển qua điện thoại cá nhân của nhân viên một cách linh hoạt, nhanh chóng.

Điều số cuộc gọi ra và điều hướng cuộc gọi thông minh

Với tính năng đổi đầu số tự động để cùng một nhà mạng với thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm tiết kiệm chi phí dù số gọi ra là các đầu số thuộc nhà mạng khác nhau. 

Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn có tính điều hướng tự động đến bộ phận chuyên môn gần nhất nhằm tiếp nhận và xử lý thông tin. Vì vậy khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn vì có thể chủ động nhấn phím để gặp trực tiếp mà không mất quá nhiều thời gian chờ đợi.

Chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Ngoài tính năng gọi tự động, tổng đài ảo còn có tính năng chăm sóc tự động bằng tin nhắn. Vì vậy mà mọi thông điệp doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng trong những dịp đặc biệt như sinh nhật, tri ân 1 năm sử dụng dịch vụ hay các chương trình voucher, cảm ơn khách hàng để chăm sóc khách hàng sẽ được tính năng chăm sóc tự động bằng tin nhắn thực hiện.

Ghi âm cuộc gọi và báo cáo

Những cuộc trao đổi của nhân viên và khách hàng sẽ được ghi âm lại một cách chính xác và báo cáo theo thời gian thực. Điều này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin một cách chặt chẽ hơn, đồng thời cải thiện tương tác của nhân viên hiệu quả hơn. Từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như khả năng thấu hiểu của khách hàng.

Kết nối mạng xã hội

Nhờ khả năng có thể tổng hợp nguồn khách hàng từ các trang mạng, nền tảng xã hội khác nhau vào CRM, sẽ vô cùng thuận tiện trong khâu chăm sóc khách hàng và dễ dàng quản lý cũng như phân chia khách hàng cho Sale.

Quản lý giám sát nhân viên

Bằng những truy xuất báo cáo chi tiết và chính xác từ các file ghi âm cuộc gọi, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Qua đó, có hướng đào tạo nhân viên một cách tốt hơn.

Tính năng Zalo OA

Sự tích hợp Zalo OA vào trong tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng và tiếp cận khách hàng linh hoạt, đồng thời gia tăng nhận diện thương hiệu, mang đến những cuộc gọi miễn phí có tỷ lệ tiếp nhận cao.

Cách thức hoạt động của phần mềm tổng đài ảo

Như đã chia sẻ, tổng đài ảo chỉ cần có kết nối internet là đã có thể “đảm nhiệm” công việc tốt nhất. Vì vậy, cách thức hoạt động vô cùng đơn giản chỉ qua hai bước đơn giản sau:

Bước 1: Liên hệ đến số:

Bước 2: Hoàn tất thông tin theo hướng dẫn

Bước 3: Đăng ký và hoàn tất thủ tục hợp đồng chỉ trong 30 phút.

Bước 4: Hệ thống được thiết lập, để sử dụng hệ thống tổng đài, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp với doanh nghiệp như : IP Phone, Software cài trên Smartphone, PC hoặc nghe gọi trực tiếp trên website.

Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo

Mức giá dịch vụ tổng đài ảo sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng máy nhánh, cùng các tính năng tích hợp. Tuy nhiên, mức giá sẽ hoàn toàn hợp lý, thậm chí rẻ nếu bạn chọn đúng nhà cung cấp tổng đài uy tín với đội ngũ nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm, có thành tích nhất định trong quá trình hoạt động, cung cấp dịch vụ tổng đài ảo.

Mắt Bão One – Nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất hiện nay

Trước thực trạng thị trường với nhiều đơn vị cung cấp tổng đài ảo thì Mắt Bão One vẫn nổi lên và được đánh giá cao bởi nhiều doanh nghiệp về dịch vụ chất lượng cùng chi phí phải chăng.

Hiện nay, Mắt Bão One đang cung cấp hệ thống tổng đài ảo với nhiều tính năng vượt trội nói trên, chắc chắn sẽ là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện hiệu suất công việc.

Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, mang tới những sự thuận lợi nhất cho khách hàng. Mắt Bão One luôn lắng nghe và không ngừng nâng cấp các tính năng theo nhu cầu sử dụng của khách hàng, đảm bảo mang đến những lợi ích vượt trội từ tính bảo mật, an toàn, tiết kiệm chi phí cho đến tính năng đa dạng, linh động và linh hoạt. Nhờ vậy mà tổng đài ảo Call Center AI tại Mắt Bão One luôn là sự lựa chọn lý tưởng được hơn 2000 doanh nghiệp bao gồm những tên tuổi lớn như Mắt Bão, Toyota, Elsa, Netco Post,… tin dùng nhằm tối ưu hóa dịch vụ khách hàng và tăng trưởng bền vững.

Như vậy qua những thông tin trên, có thể thấy, việc lựa chọn tổng đài ảo là giải pháp hữu hiệu để các doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống chuyên nghiệp, tiện lợi và tối ưu chi phí tốt hơn.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.