Các công nghệ tổng đài hiện nay – Vì sao tổng đài Analog lại dần bị thay thế bởi tổng đài ảo

Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tổng đài không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng hiệu quả. Nhờ đó mà mô hình tổng đài ảo lên ngôi và dần thay thế tổng đài truyền thống Analog. Để hiểu hơn lý do về sự chuyển mình mạnh mẽ này, đừng bỏ qua những nội dung thông tin sau đây nhé.

Vì sao tổng đài Analog lại đang dần bị thay thế?

Tổng đài truyền thống hẳn là cái tên rất quen thuộc đối với những doanh nghiệp có tuổi đời lâu năm, thuộc những lĩnh vực đặc thù cần sự giao tiếp và liên lạc thường xuyên. 

Đối với hệ thống tổng đài này sẽ cần phải sử dụng mạng điện thoại cố định cùng các thiết bị vật lý để truyền tải tín hiệu thoại, phục vụ cho việc kết nối cuộc gọi giữa các thiết bị điện thoại với nhau, hỗ trợ doanh nghiệp có thể quản lý và phân bổ cuộc gọi đến các bộ phận khác nhau.

Dù là một loại tổng đài phổ biến đồng hành và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong thời gian qua. Tuy nhiên, trước sự phát triển của công nghệ và đặt lên bàn cân so sánh thì tổng đài analog đã bộc lộ nhiều hạn chế như:

Chi phí bảo trì cao: Do tổng đài truyền thống sử dụng các thiết bị vật lý, phần cứng cũng như dây cáp để duy trì hệ thống nên chi phí bảo trì rất cao.

Khả năng mở rộng hạn chế: Khi doanh nghiệp muốn mở rộng hệ thống, nếu sử dụng tổng đài analog đòi hỏi phải thêm mới từ đường dây điện thoại cho đến thiết bị phần cứng. Điều này vừa tốn thời gian vừa tăng chi phí, khiến nhiều doanh nghiệp khá e ngại trong việc mở rộng quy mô khi doanh nghiệp tăng trưởng.

Không linh hoạt: Cũng bởi tổng đài analog chủ yếu hoạt động dựa trên mạng điện thoại cố định, do đó nhân viên chỉ có thể làm việc với khách hàng khi có mặt tại văn phòng. Chính vì thế mà làm giảm đi tính linh hoạt và khá bất lợi cho nhiều doanh nghiệp hiện đại, nhất là những doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa.

Chất lượng cuộc gọi không ổn định: Theo thời gian, tín hiệu analog có thể bị suy giảm và chất lượng âm thanh không ổn định đôi khi phụ thuộc vào khoảng cách giữa các thiết bị. Chưa hết, đối với số lượng cuộc gọi cùng một lúc tổng đài có thể làm nghẽn đường truyền và không thể đáp ứng tiếp nhận mọi cuộc gọi đến.

Những hạn chế trên đã khiến cho tổng đài analog dần bị thay thế bởi các hệ thống tổng đài hiện đại hơn, điển hình như tổng đài ảo, một công nghệ ra đời đã mở ra cơ hội mới cho rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình tối ưu hệ thống liên lạc và nâng cao dịch vụ khách hàng.

Tổng đài ảo – Công nghệ mới tạo ra cơ hội mới

Cùng là hệ thống tổng đài phục vụ cho việc liên lạc, nhưng tổng đài ảo (Call Center AI) lại khác tổng đài truyền thống ngay từ khâu truyền tải tín hiệu.  Cụ thể, thay vì sử dụng mạng điện thoại cố định như tổng đài analog, Call Center Ai đã sử dụng giao thức Internet. Điều này giúp cho quá trình thực hiện những cuộc gọi nội bộ cũng như cuộc gọi quốc tế một cách dễ dàng mà không phải phụ thuộc vào mạng điện thoại truyền thống. 

Đặc biệt, so với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo mang đến những lợi ích vượt trội hơn hẳn từ khâu tiết kiệm chi phí đến tính năng linh hoạt, cụ thể:

Tiết kiệm chi phí: Ngay từ khi thiết lập, tổng đài ảo chỉ cần kết nối internet và các thiết bị đầu cuối điện thoại hoặc máy tính là đã có thể hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào những thiết bị đắt đỏ nên sẽ góp phần giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu. Bên cạnh đó, trong quá trình gọi điện thoại, nhất là các cuộc gọi quốc tế, doanh nghiệp cũng không cần quá lo lắng, bởi mọi cuộc gọi đều được truyền qua mạng internet nên vô cùng tiết kiệm.

Dễ dàng mở rộng: Đây là một trong những ưu điểm thu hút nhiều doanh nghiệp ứng dụng tổng đài ảo. Ví dụ cụ thể, khi cần mở rộng và phải thay đổi hay thêm chức năng mới, việc sử dụng tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện linh hoạt mà không cần đầu tư phần cứng và hạ tầng tốn kém.

Tính linh hoạt cao: Cũng bởi sử dụng internet nên tổng đài ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa thay vì phải lên văn phòng nhưng vẫn có thể tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi bình thường. Điều này vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa hoặc có văn phòng tại nhiều địa điểm khác nhau.

Chất lượng cuộc gọi ổn định: Nhờ vào công nghệ mã hóa tín hiệu cũng như các giao thức mạng hiện đại, việc sử dụng tổng đài ảo sẽ giảm thiểu tình trạng nghẽn mạng, mang lại âm thanh rõ ràng và sắc nét nên sẽ cải thiện chất lượng cuộc gọi hiệu quả.

Tích hợp nhiều tính năng hiện đại: Tổng đài ảo  tích hợp với nhiều tính năng hữu ích như ghi âm, chuyển cuộc gọi tự động, CRM, báo cáo chi tiết cùng nhiều tính năng khác giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý để cải thiện công việc hiệu quả dù ở bất kỳ đâu.

Tính bảo mật cao: Do được bảo mật bằng các công nghệ mã hóa mạnh mẽ nên việc sử dụng tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo các dữ liệu cũng như thông tin quan trọng được bảo vệ an toàn nhất.

Với nhiều ưu thế nói trên, không ngạc nhiên khi tổng đài ảo đang dần thay thế tổng đài truyền thống analog và trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt, đây sẽ là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có mô hình làm việc từ xa cùng nhu cầu tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất công việc.

Tham khảo:

• Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo tại Mắt Bão One
• Tổng Đài Ảo Và Những gì bạn cần biết về nó
• 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống VoIP

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.