VoIP giúp doanh nghiệp cải thiện truyền thông như thế nào?

Với tốc độ phát triển mạnh mẽ của Internet, xu hướng ứng dụng VoIP trong truyền thông đã giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất và chất lượng kinh doanh.

Ngày nay, không chỉ các doanh nghiệp lớn mà ngay cả những công ty nhỏ cũng dần đầu tư vào hệ thống truyền thông nội bộ và giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, vấn đề muôn thuở được đặt ra vẫn là chi phí đầu tư cho hệ thống điện thoại, nhân sự, chi phí quản lý và cách vận hành hệ thống sao cho hiệu quả nhất.

Trong tình huống đó, để đáp ứng nhu cầu liên lạc cũng như khắc phục nhược điểm của hệ thống viễn thông truyền thống, tổng đài ảo VoIP đã ra đời, hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện việc truyền tin, chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và tương tác nội bộ một cách hiệu quả hơn.

Gây ấn tượng với khách hàng

Một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường chính là một dịch vụ chăm sóc khách hàng nhiệt tình, chu đáo và luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ. Tuy nhiên khi sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, doanh nghiệp sẽ tốn khá nhiều chi phí cho việc thuê đội ngũ nhân viên trực điện thoại nhưng vẫn sẽ bỏ lỡ hoặc chậm trễ nhiều yêu cầu chăm sóc từ phía khách hàng.

Thay vì vậy, nếu sử dụng VoIP, bạn sẽ cải thiện được tình hình này một cách đáng kể. Qua kết nối Internet nhanh chóng, kịp thời, hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng tốt cho khách hàng. Theo đó, việc sử dụng gói tin IP sẽ tạo ra một cổng thông tin liên lạc đường dài chuyên nghiệp, nhanh chóng và tiết kiệm. Bằng IP phone hoặc PC (máy tính cá nhân), các tổng đài viên sẽ kịp thời nhận mọi cuộc gọi đến từ khách hàng, đồng thời chăm sóc họ tốt hơn với thông tin và lịch sử cuộc gọi trước được hiển thị ngay trên màn hình.

Vì vậy, có thể nói việc sử dụng VoIP trong truyền thông đã giúp doanh nghiệp tận dụng được sự yêu mến và thiện cảm của khách hàng ngay trong khâu chăm sóc.

Thúc đẩy tính linh hoạt

Sử dụng VoIP trong truyền thông sẽ thúc đẩy tính linh hoạt trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với số vốn đầu tư ít ỏi, bạn sẽ khó lòng cạnh tranh với các doanh nghiệp có cơ sở vật chất “đồ sộ”, đặc biệt là đội ngũ nhân viên hùng hậu và văn phòng hiện đại cùng số lượng lớn các thiết bị hỗ trợ.

Tuy nhiên khi sử dụng VoIP, bạn có thể nghĩ đến phương án làm việc linh hoạt cho nhân viên của mình. Tức, để họ làm việc từ xa và không bị ràng buộc với văn phòng cùng những thiết bị điện thoại cố định.

Theo đó, doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân viên của mình một gói truyền tin IP được kết nối sẵn với điện thoại hoặc laptop cá nhân nhằm nắm bắt mọi cuộc gọi đến một cách nhanh chóng, kịp thời ở những địa điểm linh hoạt mà vẫn đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp. Cho phép nhân viên làm việc tự do, độc lập cũng là một cách thúc đẩy ý thức làm việc và nâng cao hiệu quả công việc của họ.

Đơn giản hóa công việc hằng ngày

VoIP có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hóa công việc hằng ngày của nhân viên và tăng năng suất làm việc. Trong thực tế, nó cải thiện truyền thông nội bộ nhanh chóng hơn thông qua các cuộc gọi và tin nhắn tức thời miễn phí. Hơn hết, một nhân viên có thể xác lập “trạng thái” của mình – tức, họ có thể thông báo với đồng sự về công việc và kế hoạch của mình để những người khác có thể chủ động hơn trong công việc. Đồng thời, bạn cũng có thể nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí bằng các cuộc họp qua mạng.

Duy trì quan hệ khách hàng

Duy trì quan hệ bền vững với khách hàng là chìa khóa giúp doanh nghiệp tăng doanh thu một cách hiệu quả. Muốn làm được điều này, bạn cần liên hệ thường xuyên, đáp ứng nhu cầu của họ kịp thời và cung cấp các giải pháp hữu ích.

Bởi đa phần khách hàng sẽ cảm thấy mệt mỏi và thất vọng khi phải chờ đợi để được giải quyết các vấn đề của mình. Nếu không được đáp ứng nhu cầu kịp thời, họ sẽ đánh giá thấp tính linh hoạt và chuyên nghiệp của dịch vụ chăm sóc khách hàng, xa hơn nữa là về sản phẩm mà bạn cung cấp. Sử dụng tổng đài VoIP trong truyền thông cho phép doanh nghiệp luôn sẵn sàng mọi lúc, mọi nơi để phục vụ khách hàng.

Mở rộng đội ngũ nhân sự

Mỗi khách hàng khi liên hệ với doanh nghiệp qua điện thoại đều sẽ có yêu cầu nhất định, và thường thì những yêu cầu đó khá bức thiết. Vì vậy, xử lý linh hoạt và nhanh chóng các vấn đề đó sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng. Đây cũng là lý do khiến nhiều công ty chăm chú mở rộng đội ngũ nhân sự trực tổng đài và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên dù ngày càng cồng kềnh nhưng bộ phận này lại hoạt động thiếu hiệu quả.

Bởi, với hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ tốn khá nhiều chi phí và công sức để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, lắp đặt thêm các thiết bị điện thoại. Thế nhưng nhân viên không thể kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng bởi mỗi máy chỉ chăm sóc được một người dùng.

Mặt khác, nếu sử dụng VoIP, chi phí cho thiết bị và nhân viên đều sẽ được giảm thiểu, bạn vẫn có thể dùng đúng số lượng nhân viên cũ, với laptop hoặc điện thoại đã cung cấp cho họ cùng gói tin IP, mà vẫn đảm bảo hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Cải thiện truyền thông với VoIP là một giải pháp hữu hiệu để tăng cường tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nhân viên của bạn sẽ làm việc năng suất hơn vì được đơn giản công việc. Qua đó, họ cũng có thể giải quyết nhu cầu của người dùng một cách nhanh chóng, chu đáo và nhiệt tình.