Tổng đài nội bộ là gì? Cách chọn tổng đài nội bộ phù hợp

27 Tháng Tư, 2024

Tổng đài nội bộ từ lâu đã được đưa vào sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Đóng vai trò kết nối giữa các nhân viên, phòng ban, tổng đài nội bộ ngày càng quan trọng và trở nên phổ biến. Trải qua nhiều năm tổng đài đã có nhiều cải tiến và thay đổi. Hãy cùng Mắt Bão One tìm hiểu những thông tin thú vị về công cụ này nhé.

Những điều có thể bạn chưa biết về tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là một hệ thống được phát triển với mục đích hỗ trợ việc liên lạc, trao đổi giữa các bộ phận hay phòng ban. Các nhân viên trong cùng công ty có thể trao đổi thông tin với nhau thông qua số điện thoại nội bộ. Ngoài tính năng nghe gọi cơ bản thì hệ thống này còn có thể hỗ trợ chuyển tiếp, giữ cuộc gọi.

Tổng đài mới giúp kết nối nhiều thiết bị qua internet

Ngày nay, tổng đài điện thoại nội bộ không chỉ dùng tín hiệu truyền qua dây cổ điển mà còn kết hợp công nghệ IP (Internet Protocol). Nhờ đó, tổng đài không chỉ giới hạn trong việc truyền âm thanh mà ngay cả tín hiệu hình ảnh cũng được hỗ trợ. Theo thời gian, ngày càng nhiều nâng cấp được phát triển để hỗ trợ tối ưu nhất cho việc liên lạc.

Tham khảo: Vì sao doanh nghiệp ngày nay phải sử dụng tổng đài điện thoại?

Sự ra đời của tổng đài ảo đã đánh dấu cho bước phát triển nhanh chóng trong công nghệ tổng đài. Không chỉ đáp ứng tốt nhu cầu liên lạc nội bộ mà hệ thống này còn xóa đi những hạn chế của tổng đài truyền thống. Tổng đài ảo còn gọi là tổng đài IP hay tổng đài không dây đã mang đến thêm sự lựa chọn cho doanh nghiệp.

Các lợi ích mà tổng đài nội bộ mang lại cho doanh nghiệp

Tổng đài nội bộ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp là điều đã được khẳng định. Mọi doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn đều đã và đang sử dụng ít nhất một hệ thống liên lạc nội bộ. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ khi có nhu cầu trao đổi giữa các phòng ban cũng đã bắt đầu triển khai. Dưới đây là những gì mà tổng đài nội bộ mang lại cho doanh nghiệp:

Miễn phí cước cuộc gọi liên lạc nội bộ
Khả năng bảo mật cuộc gọi cao đối với tổng đài truyền thống
Giúp các nhân viên, bộ phận hay phòng ban có thể kết nối nhanh chóng.
Hỗ trợ nhiều tính năng như chuyển cuộc gọi, giữ máy, chặn cuộc gọi ra ngoài, liên tỉnh hay quốc tế…
Thao tác làm việc đơn giản ngay trên thiết bị
Tạo ra sự chuyên nghiệp trong quá trình đàm thoại

Khi nào doanh nghiệp nên triển khai tổng đài nội bộ

Hiện nay, một số doanh nghiệp vẫn còn lưỡng lự trong quá trình triển khai tổng đài nội bộ. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này bao gồm chi phí, nhân sự, nguồn nhân lực,…. Dù vậy, trong một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng tổng đài nội bộ.

Các doanh nghiệp cần tổng đài nội bộ cho nhiều mục đích

Các doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn, văn phòng, khách sạn,… có nhu cầu liên lạc trong nội bộ thường xuyên.
Những công ty, đơn vị kinh doanh có nhiều chi nhánh, đại lý ở các vị trí khác nhau, phải di chuyển liên tục.
Doanh nghiệp muốn bảo mật thông tin nội bộ, tiết kiệm thời gian, tăng tính kết nối, hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí.
Tổ chức có hỗ trợ dịch vụ khách hàng muốn nâng cao trải nghiệm, quản lý chất lượng dịch vụ.
Doanh nghiệp quốc tế cần trao đổi liên lạc ra nước ngoài. Tổng đài nội bộ hiện nay đã có thể triển khai trong các doanh nghiệp quốc tế hoặc đa quốc gia.

Những lưu ý để chọn tổng đài nội bộ phù hợp

Hầu hết các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức hiện đã sử dụng tổng đài nội bộ như một công cụ cần thiết. Tuy nhiên, việc lựa chọn hệ thống tổng đài tương đối đa dạng và có thể gây khó khăn cho những người mới. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn chọn được tổng đài phù hợp.

Tổng đài ảo là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Khả năng tài chính để đảm bảo chất lượng cuộc gọi

Lắp đặt tổng đài nội bộ giá rẻ có thể không đảm bảo được chất lượng cuộc gọi. Tùy theo mục đích, tần suất, các tính năng, loại tổng đài mà chi phí có thể khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý đến cước phí trên mỗi cuộc gọi. Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng tổng đài nội bộ IP miễn phí cước gọi nội bộ là giải pháp rất hiệu quả.

Nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp dùng tổng đài để liên lạc nội bộ hay hỗ trợ khách hàng. Doanh nghiệp có sử dụng các phần mềm CRM không?. Khách hàng liên lạc trực tiếp qua số điện thoại tổng đài hay từ nhiều kênh khác?. Việc xác định được nhu cầu là rất quan trọng để chọn tổng đài.

Chọn loại tổng đài phù hợp

Mỗi loại tổng đài sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau. Ví dụ như tổng đài điện thoại nội bộ truyền thống tuy không nhiều tính năng nhưng độ bảo mật cao, kết nối dây cho tín hiệu ổn định. Trong khi đó, tổng đài ảo cung cấp nhiều công cụ quản trị, giao diện hiện đại, lắp đặt nhanh chóng, chi phí thấp.

Chọn đầu số cho tổng đài

Hiện nay, tổng đài nội bộ có thể chọn nhiều đầu số như 1800, 1900, di động hoặc cố định. Mỗi đầu số lại có những đặc trưng riêng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Trước khi quyết định triển khai tổng đài nội bộ, bạn hãy chắc chắn chọn đúng đầu số mình cần.

Những trang thiết bị, phụ kiện cần chuẩn bị

Tổng đài điện thoại nội bộ khi lắp đặt sẽ cần đi dây và thiết bị đầu cuối. Điều đó có thể làm phát sinh chi phí, chiếm diện tích văn phòng khi lắp đặt. Trong khi tổng đài ảo không cần đi dây nhưng sẽ yêu cầu đường truyền internet tốc độ để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Xác định những việc cần chuẩn bị giúp doanh nghiệp hạn chế những vấn đề phát sinh.

Tham khảo: Hướng dẫn chọn tổng đài nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp

Tổng đài nội bộ tích hợp trí tuệ nhân tạo AI Call Center từ Mắt Bão One

Tổng đài nội bộ tích hợp trí tuệ nhân tạo AI Call Center là giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cung cấp nhiều tính năng ưu việt để hỗ trợ việc trao đổi, liên lạc thông tin cũng như chăm sóc khách hàng. Hệ thống phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô, triển khai nhanh chóng, chi phí thấp, gọi nội bộ miễn phí.

Tổng đài AI Call Center tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Tổng đài Call Center AI hiển thị tên doanh nghiệp khi gọi đến khách hàng. Doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng bằng mini CRM được tích hợp sẵn. Đặc biệt, cuộc gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không tốn chi phí vận hành cũng như đầu tư. Đây là hệ thống đã được tin tưởng và sử dụng bởi hơn 2000 thương hiệu lớn nhỏ trong nước.

Mong rằng những thông tin được tổng hợp trong bài sẽ giúp bạn đọc giải đáp các thắc mắc về tổng đài 1900. Để được tư vấn đăng ký tổng đài 1900 kết hợp tổng đài ảo AI Call Center vui lòng liên hệ hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one