Sai lầm thường gặp phải với hệ thống VOIP

14 Tháng Ba, 2019

Khi chuyển đổi từ tổng đài Analog sang tổng đài VOIP đồng nghĩa doanh nghiệp phải loại bỏ hoàn toàn cách sử dụng hệ thống tổng đài Analog để bắt nhịp với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ VOIP. Chính vì sự chuyển dịch đột ngột đó mà trong quá trình vận hành tổng đài VOIP, nhiều doanh nghiệp đã mắc sai lầm.

Vội vàng đổ lỗi cho hệ thống tổng đài mà không chú ý đến băng thông mạng network

Không giống như tổng đài Analog vận hành dựa trên tốc độ đường truyền của dây điện thoại, tổng đài VOIP hoạt động trên kết nối của hệ thống mạng network. Do đó, băng thông và tốc độ đường truyền của mạng internet đóng vai trò quyết định tín hiệu điện thoại. Tuy nhiên, vì không nắm rõ được quy luật này nên khi thấy tín hiệu không ổn định, các doanh nghiệp đã vội vàng đổ lỗi cho hệ thống máy chủ gặp vấn đề.

Khi tổng đài VOIP gặp sự cố về tín hiệu, hãy nghĩ ngay đến băng thông mạng internet kết nối

Lời khuyên: Khi mới chuyển từ hệ thống tổng đài Analog sang sử dụng hệ thống tổng đài VOIP, nếu thấy tốc độ đường truyền bị gián đoạn, hãy nghĩ ngay đến tốc độ đường truyền internet. Bởi khi số máy nhánh gia tăng thì nhu cầu sử dụng internet cũng tăng gấp đôi, gấp ba lần thông thường. Nếu băng thông không đủ thì tốc độ đường truyền bị phân tán dẫn đến tín hiệu kém.

Bạn chưa bao giờ tính đến các kế hoạch dự phòng

Lúc nào bạn cũng nghĩ, hệ thống tổng đài VOIP mới lắp đặt sẽ phục vụ đắc lực cho công việc của bạn. tuy nhiên, thử tưởng tượng xem, nếu hệ thống của bạn gặp bất kì một lỗi nào đó chẳng hạn như bị vi rút hoặc ổ cứng bị trục trặc thì bạn phải làm thế nào?

Lời khuyên: Đừng bao giờ chủ quan trong việc lưu trữ và phục hồi dữ liệu từ các biện pháp dự phòng để cứu nguy trong những trường hợp khẩn cấp.

Áp dụng cách quản lý cũ vào hệ thống mới

Để tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo người quản lý, nhiều doanh nghiệp đã tận dụng các quản lý tổng đài Analog cũ để điều phối hệ thống tổng đài VOIP. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm.

Tổng đài VOIP có rất nhiều chức năng nên việc quản lý cũng phức tạp hơn nhiều so với tổng đài Analog

Thực tế thì quản lý hệ thống tổng đài VOIP không dễ dàng như các doanh nghiệp vẫn tưởng. Để vận hành tốt các chức năng của tổng đài này, rất cần những người quản lý có chuyên môn sâu và có nhiều kiến thức thực tiễn để kịp thời kiểm soát các dữ liệu và xử lý nhanh các sự cố xảy ra. Vậy nên việc đưa một người không có chuyên môn về VOIP vào quản lý thực sự là một thảm họa.

Lời khuyên: Hãy tận dụng chương trình đào tạo miễn phí của các đơn vị cung ứng để nâng cao năng lực quản lý và giúp hệ thống VOIP của bạn vận hành một cách trơn tru hơn!

Mong rằng, bạn luôn tỉnh táo để không mắc phải những lỗi phía trên. Nếu còn điều gì thắc mắc về tổng đài VOIP, bạn hãy liên hệ với Coudfone để được hỗ trợ nhé!