9 lợi ích của tổng đài VoIP cho doanh nghiệp

Cùng ODS tìm hiểu xem tại sao tổng đài VoIP – tổng đài điện thoại thế hệ mới lại dành được nhiều sự ưu ái của doanh nghiệp đến vậy.

9 lợi ích của tổng đài VoIP cho doanh nghiệp

1. VOIP là gì?

VoIP là viết tắt của cụm từ Voice over Internet Protocol có nghĩa là âm thanh được truyền qua giao thức Internet. Sử dụng công nghệ chuyển mạch gói, các gói tin được đóng gói và truyền qua môi trường Internet. Đây là tổng đài ảo thay thế tổng đài tổng đài truyền thống.

Tổng đài ảo này thay thế công nghệ truyền thoại cũ dùng chuyển mạch kênh. Không chỉ tiết kiệm chi phí, VoIP còn được giới chuyên môn lẫn doanh nghiệp đánh giá cao nhờ sở hữu nhiều tính năng ưu việt.

2. Những lợi ích khi sử dụng VOIP

Thật dễ hiểu vì sao mà tổng đài điện thoại xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây lại được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Dưới đây là 9 lợi ích của tổng đài điện thoại VOIP mang lại cho doanh nghiệp.

• Tiết kiệm chi phí
• Phạm vi tiếp cận toàn cầu
• Đơn giản hóa quy trình
• Tăng độ linh hoạt
• Giao tiếp hiệu quả
• Nhiều tính năng đa dạng
• Sử dụng băng thông tốt hơn
• Dễ dàng cài đặt và bảo trì
• Đáng tin cậy

Tiết kiệm chi phí

Trong đầu tư kinh doanh, làm sao để tối ưu hóa lợi nhuận, tiết kiệm chi phí đầu tư luôn là bài toán nan giải của nhiều doanh nghiệp. Tổng đài VoIP là một trong những giải pháp hữu hiệu hàng đầu được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Với VoIP, bạn hoàn toàn không phải lo lắng về phí đường dài, thiết bị đắt tiền hoặc bảo trì. Vì tất cả lưu lượng thoại và dữ liệu được tích hợp vào một mạng. Dữ liệu liên lạc được sửa đổi thành các gói dữ liệu và được gửi qua mạng IP. Mạng IP có thể kết nối IP trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại hoặc kết nối Internet hiện tại của bạn hay là sự kết hợp của cả hai.

Chính nhờ sự cải tiến vượt bậc này, chi phí duy nhất của bạn là phí hàng tháng từ ISP không còn tính phí mỗi phút cuộc gọi. Không như hệ thống đường dây điện thoại truyền thống “đắt đỏ” trước đây.

Phạm vi tiếp cận toàn cầu

VoIP tạo cơ hội để mang sản phẩm đến phạm vi toàn cầu

Một khi sử dụng VoIP, mọi bài toán về khoảng cách cũng được giải quyết một cách triệt để giúp bạn không cần phải bận tâm quá nhiều. VoIP cho phép nhân viên sử dụng từ xa các dịch vụ thoại, fax và dữ liệu của văn phòng thông qua mạng nội bộ của bạn.

Với sự phát triển vượt bậc của nền khoa học hiện đại, công nghệ VoIP mang đến giải pháp tiếp cận toàn cẩu, trở nên cực kỳ di động. Cho phép người dùng kết nối các văn phòng cả trong lẫn ngoài nước, mở rộng thị phần, tiếp cận đến nhiều khách hàng tiềm năng hơn bao giờ hết.

Đơn giản hóa quy trình

VoIP đơn giản hóa tối đa quy trình làm việc

Nhắc đến VoIP là nhắc đến sự đơn giản tối ưu. Mọi rườm rà, rắc rối từ những đường dây điện thoại chuyên dụng hay các dịch vụ bổ sung và lưu trữ nhiều người gọi mỗi khi tổ chức hội nghị giờ đây đã được loại bỏ nhờ có VoIP. Mạng dữ liệu này hội tụ đầy đủ các tính năng, quy trình được thực hiện vô cùng đơn giản. Do đó, dù là dân không chuyên cũng có thể sử dụng một cách thuần thục mà không cần đến sự hỗ trợ của bất kỳ chuyên viên nào.

Thêm vào đó, tổng đài VoIP còn thể hiện tính ưu việt của mình khi đơn giản hóa cả việc di chuyển. Nếu các hệ thống điện thoại truyền thống yêu cầu một số duy nhất được gán cho mỗi dòng và việc chuyển các số đó có thể phức tạp. Thì VoIP lại có thể được chuyển đổi một cách đơn giản và nhanh chóng, đảm bảo giúp doanh nghiệp của bạn không vụt mất thời cơ kinh doanh.

Tăng độ linh hoạt

Không chỉ đơn giản mà việc sử dụng VoIP còn cực kỳ linh hoạt và tiện lợi. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp các chương trình phần mềm như email, e-fax và hội nghị từ xa qua internet vào VoIP.

Chính nhờ tính năng ưu việt này, VoIP cho phép doanh nghiệp thực hiện nhiều tác vụ khác nhau ngay trong khi truy cập các ứng dụng khác, đặc biệt có thể đồng bộ hóa tất cả các thiết bị của bạn với nhau để có thể truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi, giải quyết được công việc ngay cả trong kỳ nghỉ.

Giao tiếp hiệu quả

VoIP tổ chức cuộc gọi thoại tốt hơn bao giờ hết

Tất nhiên, với nhiều tính năng ưu việt như vậy, khả năng giao tiếp của VoIP không có điều gì khiến bạn phải hoài nghi. Đây thực sự là giải pháp gọi thoại hoàn hảo, không chỉ cung cấp chất lượng âm thanh tuyệt vời, đồng bộ kết nối dữ liệu thông minh mà còn cung cấp các tính năng ưu việt khác nhau như: kiểm tra người tham gia, tắt tiếng cá nhân hay sử dụng “giơ tay” khi có người tham gia đặt câu hỏi,… giúp chất lượng cuộc gọi thoại trở nên tuyệt vời hơn bao giờ hết, dễ dàng lắng nghe, dễ dàng thấu hiểu.

Nhiều tính năng đa dạng

VoIP còn rất biết cách lấy lòng các doanh nghiệp khi không chỉ sở hữu các tính năng cơ bản có chất lượng tuyệt vời mà còn cung cấp nhiều tính năng đa dạng và hữu ích khác như như gửi email thư thoại, ghi âm cuộc gọi, đính kèm tài liệu, tiến hành các cuộc họp ảo, chia sẻ dữ liệu qua hội nghị video,…

Với hàng loạt tính năng thật sự hữu ích này, doanh nghiệp không chỉ tổ chức tốt hơn các cuộc hội thảo, gọi thoại mà còn giúp giải phóng thêm thời gian cho nhân viên, giúp họ tập trung giải quyết tốt hơn công việc, nâng việc đa nhiệm lên một tầm cao mới.

Sử dụng băng thông tốt hơn

Tổng đài VoIP sử dụng băng thông một cách hiệu quả

Gọi thoại tất nhiên là phải sử dụng băng thông và VoIP làm điều này thực sự tốt hơn cả mong đợi của doanh nghiệp.

So với các thế hệ điện thoại truyền thống khác, thì VoIP làm tốt hơn ở điểm lấp đầy những khoảng trống thông tin trong các cuộc hội thoại giọng nói bằng các dữ liệu từ những người tiêu dùng băng thông khác. Chính nhờ nguyên lý hoạt động này, VoIP sử dụng tốt hơn các tài nguyên của bạn và hơn thế nữa là cho phép nén và loại bỏ các dư thừa lời nói để cải thiện chất lượng cuộc gọi một cách tốt nhất.

Dễ dàng cài đặt và bảo trì

Dù sở hữu nhiều tính năng ưu việt, thế nhưng cách cài đặt và bảo trì VoIP lại vô cùng đơn giản, thậm chí còn dễ dàng hơn so với điện thoại truyền thống nhiều.

Bởi vì, VoIP sử dụng phần mềm thay vì phần cứng, rất dễ dàng để lắp đặt tổng đài điện thoại thêm các thành phần mới và mở rộng cơ sở hạ tầng. Do đó, tất cả những gì bạn cần chỉ đơn giản là truy cập vào giao diện điều khiển người dùng của mình thông qua web. Để thay đổi các tính năng, tùy chọn và dịch vụ. Mà không phải cần đến sự hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Đáng tin cậy

Tổng đài VoIP đáng tin cậy hơn cả hệ thống điện thoại truyền thống

Và ưu điểm cuối cùng không thể không kể đến đó chính là sự tin cậy, đảm bảo an toàn mà VoIP mang đến cho doanh nghiệp. Có thể bạn chưa biết rằng trong trường hợp điện thoại văn phòng bị hỏng do thiếu mạng, thì các cuộc gọi luôn có thể được chuyển tiếp đến điện thoại di động và các thiết bị khác. Do đó, mọi bất lợi do vấn đề thời tiết và mất điện chắc chắn đều được giải quyết nhờ VoIP.

Tổng kết

Vậy còn chần chừ gì nữa, không tận hưởng ngay những lợi ích tuyệt vời mà tổng đài ảo VoIP có thể mang đến cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ ngay Mắt Bão one để được tư vấn giải đáp mọi thắc mắc về VoIP ngay hôm nay!