Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ thời 4.0 cần biết điều gì?

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là điều cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi xây dựng hệ thống điện thoại chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu vận hành. 

Bài viết dưới đây đi sâu tìm hiểu các loại tổng đài điện thoại nội bộ hiện nay và chi tiết cách triển khai chúng.

1. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có những loại nào?

Hiện nay, có 2 loại tổng đài điện thoại nội bộ phổ biến mà bạn có thể lựa chọn. Đó là Analog và IP. 

1.1 Tổng đài điện thoại Analog

Tổng Analog còn tồn tại nhiều hạn chế.

Tổng đài điện thoại nội bộ Analog xuất hiện khá lâu trước đây, khoảng 20 năm về trước. Do không được cải tiến nên công nghệ này tồn tại nhiều hạn chế nhất định như:

• Quá trình lắp đặt phức tạp: Muốn lắp Analog, bạn phải mua tổng đài, sau đó tiến hành kết nối đường dây cáp từ tổng đài đến các máy nhánh.
• Chỉ kết nối được ở một phòng nhất định: Điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải mua nhiều cục tổng đài nếu công ty có nhiều phòng, ban.
• Hạn chế về tính năng: Tổng đài Analog chỉ sở hữu những tính năng cơ bản như gọi nội bộ, gọi ra, gọi vào.
• Khó khăn khi có nhu cầu mở rộng: Mỗi tổng đài Analog có một cấu hình sẵn và việc nâng cấp sẽ trở nên khó khăn khi bạn có nhu cầu mở rộng. 

Kinh tế càng phát triển thì nhu cầu của con người cũng tăng theo. Trước đây, bạn chỉ cần một tổng đài có thể nghe, gọi cơ bản nhưng bây giờ bạn sẽ muốn nhiều tính năng hơn nữa như ghi âm cuộc gọi, gọi cùng lúc 3 máy nhánh, nhạc chờ…và công nghệ Analog không thể đáp ứng nhu cầu này.

1.2 Tổng đài điện thoại IP

Tổng đài điện thoại nội bộ IP được ưa chuộng nhất hiện nay.

IP được coi là tổng đài điện thoại nội bộ mới và hiện đại nhất hiện nay. Tổng đài này được triển khai tại Việt Nam từ năm 2010 và cho đến nay, nó đã dần phổ biến và thay thế hoàn toàn tổng đài Analog truyền thống.

Tổng đài điện thoại IP (Voip) hoạt động dựa trên Internet, sở hữu nhiều tính năng ưu việt hơn Analog. Đặc biệt, bạn có thể lắp đặt tổng đài này ở mọi vị trí trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian ngắn.

2. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có những lợi ích nào?

Bạn được hỗ trợ kỹ thuật khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ.

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ mang lại lợi ích như:

• Được hỗ trợ triển khai và xử lý sự cố (nếu có) bất cứ lúc nào cần, kể cả ngày lễ. 
• Đường truyền ổn định, tổng đài có hệ thống Back up để dự phòng.
• Cung cấp đầy đủ các tính năng tổng đài nội bộ và nâng cấp phần mềm miễn phí khi cần.
• Giá cước tổng đài nội bộ vô cùng hợp lý. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng mở rộng máy nhánh khi có nhu cầu, chỉ cần thông báo cho bộ phận kỹ thuật của nhà cung cấp.

3. Khi nào thì cần lắp đặt tổng đài điện thoại?

Khi nào bạn cần lắp đặt tổng đài điện thoại? Đó là khi doanh nghiệp hiểu rõ thực trạng, nhu cầu của bản thân và biết thực hiện nó như thế nào.

3.1 Xác định thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp

Cần lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ IP khi doanh nghiệp có nhu cầu gọi nội bộ cao.

Trước khi tiến hành lắp điện tổng đài điện thoại. Thì bạn cần xác định rõ thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu gặp phải một trong những vấn đề sau, ạn cần đầu tư một tổng đài nội bộ:

• Công ty vừa thành lập và cần xây dựng kênh liên lạc.
• Gọi điện nội bộ giữa nhân viên, các phòng ban nhiều.
• Tổng đài đang sử dụng gặp vấn đề, quá ít tính năng, kết nối thường xuyên bị lỗi…
• Có nhu cầu tìm kiếm các thiết bị đầu cuối tốt để đảm bảo nghe và gọi hiệu quả.

3.2 Các bước triển khai lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể triển khai các bước lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ như sau:

Chọn và mua đầu số: Bỏ qua bước này nếu doanh nghiệp của bạn đã có số điện thoại. Còn đối với các doanh nghiệp chưa có số điện thoại thì có thể chọn số điện thoại bàn, đầu số Hotline như 1900, 1800… Để chọn và mua số, doanh nghiệp cần cung cấp giấy phép kinh doanh cho nhà mạng. Tuy nhiên nếu bạn chưa có giấy phép kinh doanh cũng đừng lo lắng. Các nhà cung cấp sẽ có phương án hỗ trợ bạn.

Ký hợp đồng thuê tổng đài: Bạn sẽ được tư vấn gói dịch vụ phù hợp dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối: Sau khi số Hotline đã được kết nối với nhà mạng, bạn cần lựa chọn thiết bị đầu cuối, gồm phần cứng hoặc phần mềm. Phần cứng gồm: tai nghe máy tính, điện thoại bàn có kết nối Internet,…và phần mềm là các App cài trên máy tính hoặc điện thoại.

Trên đây là những điều mà bạn cần biết khi muốn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ thời 4.0. Hiện có nhiều nhà cung cấp tổng đài IP cho bạn lựa chọn. Nhưng tổng đài CLOUDFONE của Mắt Bão One vẫn là cái tên nổi bật nhất. Liên hệ ngay với nhân viên của matbao.one nếu bạn đang có nhu cầu sở hữu tổng đài điện thoại hiện đại nhất hiện nay nhé.