Hệ thống VoIP giúp doanh nghiệp nhỏ cải thiện kết nối như thế nào?

Các doanh nghiệp nhỏ đang có xu hướng chuyển từ điện thoại cố định sang sử dụng hệ thống VoIP. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn cải thiện kết nối rất hiệu quả. 

Các doanh nghiệp dịch vụ, dù ở quy mô nào cũng đều chú trọng việc chăm sóc khách hàng và tương tác với đối tác qua điện thoại. Trong khi các doanh nghiệp lớn có thể đầu tư tài chính cho dịch vụ viễn thông, duy trì hoạt động bảo trì hệ thống điện thoại nội bộ thì doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiều khó khăn. Vì vậy, hệ thống VoIP ra đời như một giải pháp đàm thoại thông minh, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ cải thiện kết nối.

Nếu vẫn còn hoài nghi về lợi ích của VoIP với các mô hình doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tham khảo thêm bài viết 5 lầm tưởng phổ biến về VoIP mà doanh nghiệp thường mắc phải

Thực hiện cuộc gọi không giới hạn

Ưu điểm lớn nhất của VoIP so với điện thoại cố định là không giới hạn cuộc gọi. Với VoIP, bạn sẽ không còn bận tâm về việc cuộc gọi địa phương, trong nước hay quốc tế. Như vậy, dù bạn ở đâu, việc kết nối đều rất dễ dàng, chất lượng đàm thoại vẫn luôn được đảm bảo và cước phí rất phải chăng.

Bên cạnh đó, bạn có thể gọi cho khách hàng hoặc đối tác bằng số điện thoại hotline của công ty ngay cả khi bạn đã kết thúc giờ làm việc ở công ty để trở về nhà. Khi đi du lịch, bạn vẫn có thể tương tác với khách của mình, thậm chí còn có thể tiến hành các cuộc họp và tham dự các hội nghị mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc. Với hệ thống VoIP, cuộc gọi của bạn được thực hiện một cách đơn giản, dễ dàng hơn nhưng với chi phí thấp hơn rất nhiều so với điện thoại cố định.

Cuộc gọi miễn phí

Trên thực tế, cước phí cho các cuộc gọi nội bộ sẽ có sự khác biệt so với cuộc gọi ra bên ngoài. Điều đó có nghĩa là các cuộc gọi giữa các nhân viên trong công ty dù họ ở bất cứ nơi đâu cũng sẽ không khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí, thậm chí hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp buộc phải trả cước phí cho các cuộc gọi quốc tế. 

Vì vậy, các nhà cung cấp dịch vụ VoIP thường đưa ra nhiều chính sách ưu đãi về cước phí cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu công ty của bạn thực hiện nhiều cuộc gọi đến một quốc gia cụ thể, bạn có thể mua gói không giới hạn hoặc gói cước theo phút. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm được kha khá chi phí với hệ thống VoIP.

Tương thích với nhiều thiết bị

Với nhu cầu sử dụng ngày một phong phú, mỗi ngày, người dùng sẽ tiếp xúc với nhiều thiết bị khác nhau. Họ có thể chuyển từ máy tính để bàn tại văn phòng sang smartphone hoặc laptop khi họ đi ra ngoài hoặc trở về nhà. Ít nhất, một nhân viên văn phòng bình thường sẽ tương tác trên 2 nền tảng thiết bị. 

Vì vậy, với hệ thống VoIP linh hoạt, tương thích với nhiều thiết bị, bạn có thể thực hiện cuộc gọi thông qua bất kỳ tiện ích nào có kết nối Internet. Bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng phần mềm trên điện thoại, laptop, máy tính bảng và nhập chi tiết tài khoản của mình.

Đặc biệt, bạn có thể thiết lập một thứ tự đổ chuông cho các thiết bị của bạn. Ví dụ, đầu tiên điện thoại bàn của bạn đổ chuông, nếu không có câu trả lời thì tiếp đến là máy tính bảng và cuối cùng là máy tính. Bạn cũng có thể cài đặt để tất cả các thiết bị của bạn đổ chuông cùng một lúc và bạn có thể sử dụng thiết bị gần nhất để bắt máy. 

Đa kênh

Với hệ thống VoIP, các cuộc gọi thoại đã không còn tình trạng bị giới hạn trong hệ thống điện thoại cố định của doanh nghiệp. Giờ đây, khách hàng có thể gửi thư thoại vào hộp thư email của doanh nghiệp. Các bên có thể trực tiếp gọi điện thoại từ trình duyệt của mình mà không cần lại số của bạn từ trang web rồi sử dụng điện thoại cố định hoặc điện thoại di động để gọi.

Với hệ thống VoIP, bạn có thể tương tác với khách hàng và đối tác một cách đơn giản và dễ dàng hơn qua các kênh đa dạng. Khách hàng có thể gọi cho doanh nghiệp bằng cách nhấp vào số trong trình duyệt web. Nhân viên có thể thiết lập thông tin hiện diện (đang online/đang sẵn sàng, bận rộn, đang họp/không làm phiền…). Chỉ với một ứng dụng VoIP, doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn văn bản, IM hoặc email thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng một lúc.

Hệ thống VoIP hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ cải thiện kết nối theo nhiều cách, và mang lại hiệu quả đáng kể với mức chi phí thấp hơn rất nhiều so với điện thoại cố định. Với VoiP, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí cuộc gọi, không còn băn khoăn về các vấn đề địa điểm, khoảng cách, loại thiết bị sử dụng… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng lượt tương tác với khách hàng và hiệu quả của các cuộc đàm thoại. VoIP cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Nguồn: VoIPStudio