CRM là gì? Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm CRM?

CRM từ lâu đã là thuật ngữ phổ biến trong các doanh nghiệp. Câu hỏi CRM là gì được nhắc lại rất nhiều và trở thành chủ đề bàn tán vô cùng sôi nổi. Đây cũng chính là nội dung của bài viết lần này mà Mắt Bão One muốn gửi đến bạn đọc.

CRM là gì? Phần mềm CRM có lợi ích gì cho doanh nghiệp

CRM là viết tắt của cụm từ “Customer Relationship Management” tức quản lý quan hệ khách hàng. Đây được xem là một phương pháp để các doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng hiệu quả. Thông qua việc quản lý, hệ thống các thông tin khách hàng như doanh nghiệp sẽ phục vụ tốt hơn. Mục đích chính là thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.

Phần mềm CRM là công cụ được phát triển để phục vụ các doanh nghiệp. Những tính năng phổ biến trên các phần mềm CRM như lưu trữ thông tin khách hàng, phân tích và báo cáo lịch sử giao dịch, tương tác, cộng tác nhóm, tích hợp ứng dụng bên thứ ba,….

Doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình kinh doanh với sự hỗ trợ từ phần mềm CRM. Với việc thông tin khách hàng được quản lý tập trung, trải nghiệm khách hàng là điều chắc chắn được nâng cao. Các báo cáo, phân tích góp phần quan trọng trong việc ra quyết định. Tất cả sẽ hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu suất và mang lại kết quả về mặt doanh số.

Hạn chế của phần mềm CRM là gì?

Mặc dù, khi tìm hiểu về CRM là gì, hầu hết mọi người đều nhận được câu trả lời là các lợi ích. Tuy nhiên, trên thực tế, các phần mềm CRM vẫn tồn tại những hạn chế nhất định.

• Chi phí đầu tư cao so với quy mô doanh nghiệp

Quá trình triển khai CRM đòi hỏi nhiều chi phí đầu tư. Trong đó, các khoản phí về phần mềm, cơ sở hạ tầng, nhân lực có thể là áp lực với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các hệ thống CRM càng hỗ trợ nhiều tính năng càng tiêu tốn nhiều chi phí.

• Hệ thống phức tạp và khó khăn trong việc phát triển

Các phần mềm CRM thường được thiết kế theo một cấu trúc cố định. Điều này không thực sự phù hợp với các doanh nghiệp có sự độc đáo trong quy trình kinh doanh. Ngoài ra, một số hệ thống CRM sẽ có giao diện hoặc các tính năng yêu cầu tính chuyên môn cao. Khi đó, doanh nghiệp cần có nhân sự để vận hành và phát triển hệ thống.

• Các vấn đề về đào tạo nhân sự

Ưu điểm của các phần mềm quản lý khách hàng CRM là cung cấp nhiều tính năng. Tuy nhiên, điều đó cũng tạo ra áp lực về mặt nhân sự. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ cần thời gian để các nhân sự có thể làm quen và sử dụng công cụ này. Việc đào tạo nhân sự không chỉ gây tốn kém về tài chính mà còn ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất công việc.

• Cần nhiều thời gian để thay đổi quy trình làm việc

CRM sẽ can thiệp sâu vào quy trình làm việc của doanh nghiệp. Với mục tiêu nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện những hạn chế còn tồn đọng, phần mềm CRM sẽ tạo ra rất nhiều tác động. Mọi thay đổi đều cần thời gian để đạt được sự phù hợp. Trong quá trình này, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề chưa từng phải đối mặt trước đây.

Doanh nghiệp có thực sự cần một phần mềm CRM?

Điều quan trọng nhất khi hiểu được CRM là gì chính là biết khi nào cần sử dụng một phần mềm CRM. Ngay cả khi mang lại rất nhiều lợi ích thì công cụ này cũng không dành cho tất cả mọi người. Dưới đây là những trường hợp mà doanh nghiệp nên dùng phần mềm CRM:

• Dữ liệu phân tán nhiều nơi: Đây là trường hợp rất phổ biến, đặc biệt là các doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lớn.
• Dữ liệu bị trùng hoặc sai sót trong quá trình lưu trữ: Hệ thống CRM giúp việc quản lý, lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng, chính xác.
• Doanh nghiệp không thể chia sẻ dữ liệu nội bộ: Một số dữ liệu chỉ có thể dùng trong phạm vi nhất định như phòng ban. Điều đó tương đối khó khăn với các ứng dụng lưu trữ.
• Chế độ phân quyền đa dạng cho thông tin, dữ liệu: Việc phân quyền truy cập theo cấp bậc, quyền hạn của từng thành viên là rất phổ biến trong các doanh nghiệp lớn.
• Doanh nghiệp cần nhiều tính năng chăm sóc khách hàng hơn: Các phần mềm CRM còn cung cấp nhiều tính năng khác như tích hợp website thương mại điện tử, kết hợp với tổng đài IP để lưu trữ cuộc gọi và hồ sơ khách hàng, quản lý hoạt động giao dịch cho các phần mềm kế toán,….
• Tăng sự kết nối trong công việc giữa các phòng ban: phần mềm CRM sẽ giúp công việc được phân luồng rõ ràng, giám sát và cải thiện quy trình làm việc.
• Tạo các báo cáo, thống kê, phân tích chuyên sâu: Doanh nghiệp với lượng dữ liệu lớn cần có những báo cáo, phân tích chuyên sâu, điều khó thực hiện bởi các ứng dụng miễn phí.
• Quản lý và thực hiện công việc từ xa, trên nhiều thiết bị: Đây là nhu cầu chung của mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô trong thời đại chuyển đổi số.

Có thể nói, không phải tất cả mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng phần mềm CRM. Việc ứng dụng một công cụ mới nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng có thể dẫn đến lãng phí và ảnh hưởng hiệu suất công việc. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết CRM là gì và nó có thật sự phù hợp với mình hay không.

Hệ thống AI Call Center tích hợp Mini CRM là gì?

Trong thời đại chuyển đổi công nghệ nhanh chóng như hiện nay, việc ứng dụng công cụ quản lý và chăm sóc khách hàng là rất phổ biến. Nắm bắt xu hướng đó, Mắt Bão One đã cho ra mắt sản phẩm AI Call Center tích hợp Mini CRM. Đây là hệ thống sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) và ứng dụng quản lý thông tin khách hàng Mini CRM.

Sản phẩm này đặc biệt phù hợp với mọi quy mô và loại hình doanh nghiệp. Mang lại khả năng gọi và thực hiện cuộc gọi cho khách hàng cũng như như gọi nội bộ bằng kết nối internet, hệ thống giúp tối ưu chi phí, kết nối các phòng ban. AI Call Center là ứng dụng cho các doanh nghiệp muốn có một kênh chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, quản lý CRM hiện đại nhưng dễ sử dụng nhưng tiết kiệm chi phí.

Với các tính năng quản lý thông tin khách hàng, tạo ghi chú nội dung cuộc hội thoại hay ghi âm cuộc gọi, công cụ này sẽ cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba như Zalo OA, Microsoft Teams cũng rất hữu ích. Doanh nghiệp cũng dễ dàng giám sát chi tiết cuộc gọi đến và đi để đánh giá hiệu quả marketing.

Mong rằng qua những chia sẻ trên đây các bạn đã có được câu trả lời cho câu hỏi CRM là gì. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất từ Mắt Bão One để cập nhật những thông tin hữu ích về hoạt động chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp. Để được tư vấn về dịch vụ AI Call Center vui lòng liên hệ hotline (028) 7777 7788 hoặc email [email protected].