Cách chặn cuộc gọi VoIP và những điều bạn cần biết

Với nhiều tính năng hữu ích và đặc biệt là tiết kiệm chi phí đáng kể, VoIP được xem như lựa chọn hàng đầu trong giao tiếp thoại của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Là một công nghệ kỹ thuật số hiện đại, VoIP sở hữu nhiều tính năng hữu ích đồng thời giúp doanh nghiệp giảm tải không ít chi phí cho cước điện thoại hàng tháng. Thế nhưng, ưu điểm lớn nhất của VoIP cũng chính là nhược điểm của nó – tính khả dụng chỉ khi có kết nối Internet.

Do đó, trạng gián đoạn cuộc gọi khi không có Internet hoặc spam cuộc gọi sẽ gây ra nhiều phiền toái cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc chặn cuộc gọi VoIP là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống này.

Lý do nên chặn cuộc gọi VoIP

Giảm tải sự gián đoạn

Lý do lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp muốn chặn cuộc gọi VoIP là để giảm tải sự gián đoạn. Hiện nay, tình trạng spam cuộc gọi đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp nói chung và các bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng nói riêng.

Ngoài ra, lượng thư rác đổ về quá nhiều khiến các nhân viên không thể tập trung vào công việc. Điều này cũng gây khó khăn cho khách hàng và đối tác của doanh nghiệp khi mua hàng, cần hỗ trợ hay hoàn thành giao dịch… Vậy nên việc chặn các cuộc gọi VoIP có lợi ích không nhỏ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Tăng hiệu suất

Sự gián đoạn từ các cuộc gọi không mong muốn làm mất không ít thời gian của nhân viên. Giả sử, bạn đang tham dự một cuộc họp quan trọng, việc cúp máy của một người chỉ mất vài giây hoặc một phút. Thế nhưng sự gián đoạn có thể phá vỡ sự tập trung và rất khó để lấy lại cảm hứng làm việc.

Tình trạng này có thể diễn ra thường xuyên và mỗi ngày. Càng lâu, những gián đoạn này càng khiến hiệu suất của bạn giảm đi đáng kể. Và khi doanh nghiệp có quy mô ngày càng mở rộng, tổn thất sẽ càng lớn.

Danh sách những cuộc gọi nên chặn

Cuộc gọi tiếp thị

Cuộc gọi tiếp thị là một hình thức bán sản phẩm thông qua điện thoại. Khác với những cuộc gọi thông thường, các nhân viên tiếp thị qua điện thoại sẽ thường xuyên gọi điện cho bạn, bất kể bạn có muốn tìm hiểu thông tin từ họ hay không. Điều này sẽ gây nên không ít phiền phức cho bạn và việc chặn cuộc gọi VoIP từ các phương thức liên lạc này sẽ tránh được không ít phiền nhiễu cho doanh nghiệp.

Lừa đảo

Hiện nay có nhiều hình thức lừa đảo khác nhau và lừa đảo qua điện thoại là một trong số đó. Những kẻ lừa đảo có thể giả danh các công ty tín dụng hay khuyến mãi để lừa tiền. Đôi khi, những người này muốn khai thác thông tin cá nhân của bạn. Do đó, việc chặn các cuộc gọi này là điều vô cùng cần thiết.

Cuộc gọi tự động

Các cuộc gọi tự động làm mất nhiều thời gian của bạn

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, thay vì sử dụng con người, nhiều công ty đã sử dụng hệ thống tự động để thực hiện cuộc gọi đi. Những cuộc gọi này đôi khi không cần thiết và làm mất nhiều thời gian của bạn. Do đó, bạn có thể dùng phương pháp chặn cuộc gọi VoIP để tránh mất thời gian cho những cuộc gọi vô thưởng vô phạt này.

Quấy rối

Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ nhận được những cuộc gọi có mục đích không chính đáng hoặc thậm chí quấy rối. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến cảm xúc và tinh thần của các nhân viên nhận cuộc gọi, thậm chí làm giảm năng suất và khả năng thực hiện công việc của họ.

Cuộc gọi ẩn danh

Điều gì sẽ xảy ra nếu một khách hàng hoặc đối tác gọi cho bạn từ một số mà hệ thống điện thoại của doanh nghiệp không nhận ra? Điều này vừa gây mất thời gian, vừa gây ra nhiều nguy cơ cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc chặn các cuộc gọi ẩn danh không hề vô ích chút nào.

Hướng dẫn chặn cuộc gọi VoIP

Với cá nhân

Sử dụng dịch vụ chặn cuộc gọi

Hầu hết các nhà mạng lớn đều cung cấp chức năng chặn các cuộc gọi không mong muốn. Bạn có thể đưa các cuộc gọi tự động hoặc spam vào danh sách đen để tránh bị làm phiền.

Tính năng chặn của smartphone

Nếu smartphone của bạn hoạt động trên hệ điều hành iOS hoặc Android, bạn có thể sử dụng dịch vụ chặn cuộc gọi thông qua ứng dụng chặn mặc định có sẵn trên điện thoại. Bên cạnh đó, khi một cuộc gọi không an toàn gọi đến, hệ thống cũng sẽ đưa ra cảnh báo trước để bạn suy xét kỹ lưỡng trước khi trả lời điện thoại.

Với doanh nghiệp

Có nhiều phần mềm được tích hợp để doanh nghiệp chặn các cuộc gọi không cần thiết

IVR

Sử dụng hệ thống Interactive Voice Response hay còn gọi là phương pháp Phản hồi bằng giọng nói là một hình thức hiệu quả để chặn cuộc gọi VoIP. Với IVR, doanh nghiệp có thể lọc được các cuộc gọi tự động. Bên cạnh đó, những người tiếp thị qua điện thoại hay kẻ lừa đảo cũng sẽ cúp máy vì không muốn lãng phí thời gian.

AI

Ngày nay, công nghệ dựa trên trí tuệ nhân tạo đang được ứng dụng ngày càng nhiều trong việc chống lại các cuộc gọi spam. Nhiều công ty phần mềm đang nghiên cứu cách xác định và chuyển hướng các cuộc gọi spam. Họ có thể phân tích các cuộc gọi dựa trên nguồn gốc cùng nhiều yếu tố khác.

Quản trị và đào tạo nhân sự

Một cách khác để tránh các cuộc gọi không mong muốn là thông qua nhận thức và đào tạo nhân sự. Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên không trả lời các cuộc gọi từ số lạ. Trừ khi bạn làm việc trong các bộ phận bán hàng hoặc hỗ trợ, nếu không bạn không cần thiết phải bắt máy từ các số không có thông tin chi tiết.

Nói tóm lại, việc chặn cuộc gọi là điều quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nắm bắt được cách chặn cuộc gọi VoIP sẽ giúp doanh nghiệp tránh các cuộc gọi spam, không cần thiết, đồng thời không làm mất thời gian của nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc.