Các tính năng “trội” của tổng đài điện thoại bàn không phải ai cũng biết

Cách lựa chọn tổng đài điện thoại bàn có những tính năng nổi trội, phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý cuộc gọi dễ dàng mà còn nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, tạo dựng sự chuyên nghiệp và ấn tượng trong mắt khách hàng. Nếu bạn cũng đang quan tâm về vấn đề này, hãy cùng matbao.one đi tìm câu trả lời thông qua nội dung dưới đây nhé.

Một số thông tin về tổng đài điện thoại bàn

Tổng đài điện thoại bàn được hiểu đơn giản là hệ thống kết nối với mạng điện thoại của doanh nghiệp để phân phối cuộc gọi, liên hệ tới các bộ phận nhân viên hoặc khách hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đây còn là một công cụ có tính năng ghi âm, báo cáo dữ liệu của cuộc gọi, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý những cuộc gọi đến và đi một cách hiệu quả.

Với những ưu thế này, tổng đài điện thoại bàn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Quản lý cuộc gọi dễ dàng

Hệ thống tổng đài khi được tích hợp tính năng phân phối cuộc gọi, sẽ tự động chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận hoặc nhân viên phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý cuộc gọi, tránh tình trạng khách hàng đợi lâu mà đồng thời còn nâng cao hiệu quả công việc, góp phần giúp doanh nghiệp xây dựng nên hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Tiết kiệm chi phí

So với phương thức sử dụng hệ thống điện thoại riêng lẻ thì việc ứng dụng tổng đài điện thoại bàn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hiệu quả hơn. Lý do là bởi, sử dụng tổng đài điện thoại bàn, doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng việc duy trì thiết bị điện thoại cũ hay dịch vụ viễn thông đắt đỏ. Hệ thống tổng đài sẽ giúp giảm bớt chi phí vận hành cũng như chia sẻ các nguồn lực về cơ sở hạ tầng.

Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Nhờ các tính năng như ghi âm, điều phối cuộc gọi và lưu trữ thông tin khách hàng mà doanh nghiệp sử dụng tổng đài điện thoại bàn sẽ dễ dàng xử lý, phân loại và tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng một cách nhanh chóng hơn. Đồng thời nhân viên cũng có thêm nhiều giải pháp nhằm giải quyết vấn đề nhanh chóng, hỗ trợ trong việc chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Quản lý nhân viên dễ dàng

Thông qua các báo cáo chi tiết mà tổng đài điện thoại bàn ghi lại, các nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi, giám sát hoạt động của nhân viên. Đồng thời mau chóng phát hiện các vấn đề xảy tới liên quan đến hệ thống như nhân viên không kịp thời tiếp nhận cuộc gọi hay cuộc gọi bị gián đoạn để từ đó đánh giá, đào tạo nhân viên và cải thiện quy trình làm việc tốt hơn.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Khi doanh nghiệp có hệ thống tổng đài điện thoại bàn ổn định, có thể phục vụ khách hàng 24/7 và xử lý nhanh chóng những yêu cầu từ khách hàng sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm, tin tưởng dịch vụ hơn. Đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp xây dựng hình ảnh ngày càng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Một số tính năng nổi bật của tổng đài điện thoại bàn

Một hệ thống tổng đài điện thoại bàn có mang đến hiệu quả cao trong công tác chăm sóc khách hàng hay không, có giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng hay không phụ thuộc vào những tính năng nổi bật sau đây:

Tính năng tự động phân bổ cuộc gọi

Đây là tính năng vô cùng quan trọng trong quá trình ứng dụng tổng đài điện thoại bàn vào doanh nghiệp. Bởi lẽ, việc tự động phân bổ đến đúng các bộ phận hoặc nhân viên chuyên môn sẽ giúp giải quyết những vấn đề mà khách yêu cầu một cách chính xác hơn. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa làm tăng hiệu quả công việc. 

Ghi âm cuộc gọi

Một tính năng quan trọng khác của tổng đài điện thoại bàn không thể không nhắc đến chính là khả năng ghi âm cuộc gọi. Đây chính là cơ sở giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết khiếu nại từ khách hàng hoặc đào tạo nhân viên để nâng cao khả năng chăm sóc khách hàng giúp công việc đạt hiệu quả tốt nhất.

Chuyển cuộc gọi VoIP

Không chỉ hoạt động dựa trên mạng truyền thống, tổng đài điện thoại bàn hiện nay còn có thể tích hợp với các dịch vụ VoIP. Sự kết hợp hoàn hảo này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện thoại đáng kể. Điều này vô cùng có lợi, nhất là đối với các doanh nghiệp mở rộng quy mô, có nhiều chi nhánh hay thường xuyên phải liên hệ làm việc với khách hàng quốc tế.

Báo cáo cuộc gọi

Từ tính năng báo cáo về thời gian, số lượng cũng như tần suất cuộc gọi hay thậm chí là phản hồi về mức độ hài lòng của khách hàng mà tổng đài điện thoại bàn có được sẽ phần nào giúp doanh nghiệp có những phân tích, đánh giá chính xác để đưa ra phương pháp cải thiện chất lượng từ nhân viên đến dịch vụ sản phẩm được tốt hơn.

Hỗ trợ đa dạng các phương thức liên lạc

Bên cạnh hình thức liên hệ trao đổi, tiếp nhận cuộc gọi, tổng đài điện thoại bàn hiện nay còn có thể gửi tin nhắn, email, fax, hỗ trợ doanh nghiệp có thể thông tin, trao đổi với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau.

Cách lựa chọn tổng đài điện thoại bàn phù hợp

• Hãy xác định thực trạng quy mô doanh nghiệp và nhu cầu, mục đích trước khi lựa chọn tổng đài điện thoại bàn, ví dụ doanh nghiệp có cần thêm các tính năng như chuyển tiếp, ghi âm, báo cáo cuộc gọi,… để phù hợp với số lượng cuộc gọi.
• Mỗi nhà cung cấp trên thị trường sẽ có các gói dịch vụ khác nhau, doanh nghiệp cần lưu ý về các yếu tố chất lượng, hỗ trợ, chi phí,… để chọn được nhà cung cấp tổng đài điện thoại bàn uy tín.
• Nên xem xét về tính năng linh hoạt mà tổng điện thoại bàn có thể mở rộng để đảm bảo trong tương lai, khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, chi nhánh sẽ không gặp quá nhiều trở ngại.

Tóm lại, tổng đài điện thoại bàn là một công cụ hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác chăm sóc và phát triển hệ thống khách hàng. Do đó, hãy lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và hội tụ nhiều tính năng để quy trình làm việc được tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp bạn nhé.