Auto call là gì? Giải pháp cuộc gọi tự động giúp tiết kiệm chi phí

Giữ chân khách hàng và tăng doanh thu là những mục tiêu quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng hướng đến. Tuy nhiên, điều này không hề dễ dàng khi doanh nghiệp không biết cách áp dụng khoa học công nghệ vào bán hàng. Giải pháp gọi tự động Auto call đang được xem là “vị cứu tinh”  cho các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.

Auto call (gọi tự động) là gì?

Auto call ( Tiếng Việt là gọi tự động) là một hệ thống tự động gọi ra cho khách khách hàng theo một danh sách dữ liệu đã được nhập sẵn trên hệ thống. Việc này có thể được thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến khách hàng và cho phép tương tác ngược lại trên hệ thống.

Auto Call có thể thực hiện hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn, hàng chục nghìn cuộc gọi đến khách hàng/đối tác. Nó được coi là “vũ khí chiến lược” để thực hiện các chiến dịch bán hàng hiệu quả mà không cần đến telesales. So với phương pháp thủ công thì Auto call chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí.

Gọi tự động sở hữu những ưu điểm như:

• Khách hàng có thể tương tác trực tiếp qua cuộc gọi với doanh nghiệp.
• Khả năng phản hồi nhanh, bởi khách hàng chỉ cần bấm phím theo hướng dẫn.
• Có khả năng lọc dữ liệu khách hàng tiềm năng.
• Người nghe dễ tiếp nhận thông tin.

Cách hoạt động của Auto Call

Với chức năng gọi hàng loạt đến khách hàng một cách tiện lợi nhất. Hệ thống gọi tự động được hoạt động dưới 2 hình thức:

• Tương tác 1 chiều: Dựa vào kịch bản có sẵn và ghi âm nội dung để phát tự động gọi hàng loạt đến khách hàng. Với hình thức này thì khách hàng chỉ cần nghe thông tin mà không kết nối lại với tổng đài viên.

Ví dụ: “Xin chào Quý khách, từ ngày 01/07/2022 đến 14/07/2022, siêu thị Coop-Mart có những chương trình khuyến mãi siêu hấp dẫn với những sản phẩm gia dụng chỉ từ 50k…. Vui lòng liên hệ Hotline 028 335 45xx để biết thêm chi tiết.”

• Tương tác 2 chiều: Áp dụng đối với những khách hàng có Call Center và muốn kết nối trực tiếp đến tổng đài để trao đổi và được tư vấn.

Ví dụ: “Xin chào quý khách đang đến với cuộc gọi tự động từ tổng đài 1900 15xx, vui lòng nhấn phím 1 để phát lại cuộc gọi, nhấn phím 2 để gặp tổng đài viên, nhấn phím 3 để kết thúc cuộc gọi…Hệ thống sẽ tìm kiếm tổng đài viên tư vấn đến bạn, vui lòng chờ trong giây lát…”

Những tính năng của dịch vụ gọi tự động

Không chỉ giúp thực hiện các cuộc gọi theo kịch bản có sẵn, Auto call còn sở hữu nhiều tính năng ưu việt, nổi bật là những tính năng hỗ trợ quản lý, kiểm soát chiến dịch sau đây:

Tính năng quản lý dữ liệu tập trung

Theo đó, khi sử dụng Auto call thì các thông tin, dữ liệu khách hàng và hiệu quả của cuộc gọi đều được lưu lại và truy xuất dễ dàng khi cần thiết. Ngoài ra:

• Giao diện Web thân thiện: Không gian quản lý thân thiện trên một màn hình.
• Quản lý theo chiến dịch: Khả năng lên lịch chiến dịch theo khung giờ hợp lý, tăng tỷ lệ bắt máy.
• Thành công ghi âm lại các cuộc gọi.
• Nhập dữ liệu: dễ dàng nhập số điện thoại và thông tin người gọi theo Form có sẵn.
• Ghi âm sẵn cuộc gọi: Nội dung cuộc gọi được soạn và ghi âm sẵn.

Tính năng tổng đài

Tính năng này bào gồm:

• Báo cáo chi tiết: Khả năng tự động xây dựng báo cáo.
• Tích hợp Voice Brandname hoặc đầu số gọi ra: phần mềm có sẵn số, không phát sinh chi phí gọi ra ngoài.
• Khả năng hỗ trợ chuyển đổi văn bản thành giọng nói (Text to speech): cho phép đọc đoạn văn bản cá nhân hóa.
• Nghe lại cuộc gọi: tất cả các cuộc gọi đều được ghi âm và phát lại khi cần thiết.
• Tương tác phím: Hỗ trợ tương tác điều hướng cuộc gọi theo phím bấm IVR.
• Tích hợp API: Phối hợp với các phần mềm CRM, ERP để gọi theo các kịch bản cá nhân hóa.

Tiết kiệm chi phí

• Tiết kiệm đến 80% chi phí nhân sự tổng đài.
• Cước từ 500đ/cuộc gọi.

Lợi ích của dịch vụ gọi tự động

Nhờ sở hữu nhiều tính năng ưu việt kể trên mà dịch vụ Auto call mang đến rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Trong đó nổi bật là:

Giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng

Theo từng chiến dịch cụ thể, Auto call giúp doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi tự động đến từng phân khúc khách hàng nhanh chóng và dễ dàng.

Hơn hết, tất cả các cuộc gọi đều được báo cáo và quản lý một cách khoa học giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp thông tin/feedback từ khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.

Gia tăng tần số liên lạc

Auto call có thể thực hiện hàng trăm, hàng ngàn cuộc gọi cùng một lúc. Bởi vậy, việc gọi cho nhiều khách hàng cùng lúc để thông báo về chương trình khuyến mãi…không phải là vấn đề đối với các doanh nghiệp nữa. So với phương pháp gọi thủ công thì gọi tự động tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

Chăm sóc khách hàng/bán hàng theo kịch bản có sẵn

Auto call có khả năng truyền tải đầy đủ thông tin đến khách hàng nhờ kịch bản được thiết kế sẵn. Ngoài ra, tính năng hỗ trợ cài đặt giọng đọc riêng giúp tạo cảm giác tự nhiên và chuyên nghiệp hơn khi bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng.

Ghi nhận đơn hàng một cách tự động

Auto call có khả năng ghi nhận đơn hàng một cách tự động khi có phát sinh. Điều này giúp tăng doanh số bán hàng đồng thời giảm chi phí nhân sự một cách đáng kể.

Không đòi hỏi nhân sự tham gia

Sử dụng Auto call, doanh nghiệp cần nhân sự tổng đài rất ít hoặc thậm chí là không cần nhân sự gọi điện đến khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí nhân sự, truyền tải thông tin chính xác, đồng bộ và nhanh chóng.

Dễ dàng tích hợp phần mềm

Auto call dễ dàng kết nối API với phần mềm bên thứ 3 như Facebook, Zalo, CRM… Tính năng này giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp phát triển mạnh về bán hàng online.

Xem thêm: Tổng đài điện thoại là gì?

Auto call phù hợp với những lĩnh vực nào?

Auto call đặc biệt phù hợp với nhiều lĩnh vực, đặc biệt là những ngành cần có quy trình tự động, bảo mật và tối ưu chi phí nhân lực.

• Ngân hàng: Auto call được áp dụng ngay tại quy trình gọi điện đọc mã OTP cho khách hàng, hoặc báo tới hạn thanh toán.
• Nhà phát triển ứng dụng: Gọi tự động giúp các nhà phát triển ứng dụng bảo mật thông tin khách hàng và mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
• Các nhà cung cấp dịch vụ truyền hình số: Gọi tự động là sự lựa chọn hoàn hảo để chạy các chiến dịch quảng bá sản phẩm, dịch vụ và đặc biệt là nhắc cước.
• Các ngành dịch vụ: Auto call giúp chăm sóc khách hàng, bán hàng một cách hoàn hảo.

Xem thêm: Tổng đài ảo là gì?

Nhờ những tính năng và hiệu quả mang lại mà dịch vụ Auto call đang ngày càng phổ biến. Các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ gọi tự động cho các chiến dịch quảng bá, marketing, bán hàng của mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Liên hệ với ODS để biết thêm thông tin.