5 công cụ giúp doanh nghiệp vận hành từ xa hiệu quả

10 Tháng Tư, 2020

“Bão dịch” Covid-19 mang đến những tác động vô cùng lớn đến nền kinh tế toàn cầu. Trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh, không ít công ty đã triển khai mô hình làm việc từ xa cho nhân viên của mình. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa tạo ra sự kết nối nhanh chóng, đảm bảo công việc cho rất nhiều người, giúp quản lý công việc từ xa và giao tiếp khách hàng tốt hơn trong khoảng thời gian khó khăn này.

Bài viết xin giới thiệu 5 công cụ giúp doanh nghiệp vận hành từ xa được đánh giá là hiệu quả nhất trong mùa dịch Covid-19.

Dịch vụ tổng đài ảo – giải pháp làm việc từ xa qua điện thoại tốt nhất

Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay thế cho việc sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường. Dịch vụ cung cấp các cuộc gọi chất lượng cao với chi phí hợp lý nhất. Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi thông qua các máy Analog sẵn có thông qua SoftPhone hoặc IP gateway cài đặt trên máy tính, Smartphone,…

Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí khi liên lạc nội bộ giữa nhiều phòng ban, chi nhánh khác nhau, phí liên lạc ra bên ngoài cũng được giảm đáng kể. Đồng thời tiết kiệm chi phí nhân sự, chi phí quản lý hệ thống tổng đài, bảo dưỡng hệ thống.

Ngoài ra, khách hàng không bị giới hạn cuộc gọi so với điện thoại truyền thống thông thường, có thể mở rộng nhanh chóng, dễ dàng mà không bị phụ thuộc nhà mạng.

Đặc biệt hệ thống tổng đài ảo sở hữu nhiều tính năng hiện đại như chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, hiển thị cuộc gọi đi, đến, lưu cuộc gọi, tin nhắn thoại, nghe gọi giữa 3 máy với nhau,… Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tích hợp các chức năng điện thoại để truy vấn thông tin khác với các phần mềm khác mà doanh nghiệp sử dụng như CRM,… Đây là một lợi thế lớn để doanh nghiệp có thể kết hợp phân tích, lên chiến lược kinh doanh, marketing hiệu quả hơn.

Các phần mềm, công cụ cộng tác làm việc trực tuyến

Làm việc từ xa là giải pháp hiệu quả để duy trì hoạt động doanh nghiệp

Sự hợp tác tốt giữa các cộng sự, nhân viên trong cùng dự án, phòng ban sẽ giúp tăng hiệu suất và kết quả công việc tốt hơn. Với các công cụ cộng tác đám mây, các nhân viên có thể hợp tác làm việc linh hoạt, hiệu quả hơn ngay tại nhà. Các Nhà quản lý cũng có thể dễ dàng kiểm tra công việc của mọi người và đôn đốc, khuyến khích công việc tốt hơn. Một số ứng dụng cộng tác nâng cao được sử dụng hiện nay như Github, HubSpot,..

Hệ thống họp trực tuyến Web Conference

Các phần mềm, ứng dụng họp online trên nền tảng website là một trong những công cụ văn phòng hữu ích nhất hiện nay. Trong thời đại số hóa, việc kết nối các thành viên trong cuộc họp bất chấp khoảng cách địa lý xa xôi vô cùng quan trọng.

Đặc biệt cần thiết trong giai đoạn dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, mọi người đang được khuyến khích làm việc từ xa, tránh tập hợp đông người. Hơn thế nữa, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng Web Conference như công cụ truyền thông, lan rộng thông điệp Marketing tới khách hàng tiềm năng.

Công cụ họp trực tuyến giúp tăng hiệu suất công việc

Với hình thức họp trực tuyến, doanh nghiệp chỉ cần tải ứng dụng trên máy tính, gửi lời mời các thành viên tham gia ứng dụng. Sau đó, cuộc họp trực tuyến có thể bắt đầu dễ dàng. Một số web conference nổi bật được sử dụng phổ biến hiện nay là Microsoft Team, Skype, Cisco Webex, Google Meet,…

Các ứng dụng giao tiếp

Giao tiếp là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mọi công việc. Luồng thông tin liền mạch, rõ ràng sẽ giảm thiểu rủi ro khi làm việc từ xa như hiểu lầm thông tin, chậm trễ tiến hành,… gây tổn thất cho doanh nghiệp. Các ứng dụng liên lạc, giao tiếp dựa trên nền tảng đám mây sẽ đảm bảo được khả năng liên lạc thông suốt theo thời gian thực, không có rào cản địa lý.

Việc sử dụng ứng dụng giao tiếp cũng rất đơn giản, mọi thành viên đều có thể dễ dàng sử dụng với hướng dẫn ban đầu từ nhà cung cấp, hoặc từ các thành viên khác. Một số ứng dụng giao tiếp được sử dụng nhiều hiện nay là Slack, Flowdock,…

Hệ thống Cloud Files hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả

Cloud Files là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây, đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa, bất kể thời gian, địa điểm của nhân viên, nhà quản lý doanh nghiệp.

Giải pháp làm việc từ xa trên các thiết bị di động, sử dụng các công cụ “ảo” như hệ thống Cloud Files là lựa chọn giúp nhiều doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán khó khăn trong giai đoạn dịch Covid-19 hoành hành.

Cloud Files lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây

Với dịch vụ Cloud Files của ODS, bạn hoàn toàn được MIỄN PHÍ phần mềm dành cho desktop, miễn phí ứng dụng trên app store trên thiết bị di động IOS, Android. Người dùng truy cập, chia sẻ dữ liệu trên cơ sở hệ thống phân quyền theo cấp quản lý, phòng ban, dự án,… trên tài nguyên hệ thống được ODS IDC cung cấp riêng biệt cho mỗi doanh Nghiệp, thông qua phương thức VPN bảo mật an toàn.

Doanh nghiệp có thể hoàn toàn có thể tối ưu được chi phí với các gói dịch vụ ưu đãi hấp dẫn nhất từ ODS. ODS không giới hạn tốc độ đường truyền, rút ngắn thời gian tải dữ liệu. Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để xử lý mọi tình huống trong quá trình sử dụng giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả công việc, an toàn dữ liệu, liên lạc thông suốt và tăng năng suất làm việc trong bối cảnh khó khăn như hiện nay.

Đối với tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay, nếu doanh nghiệp linh hoạt thay đổi, ứng dụng các nền tảng công nghệ trực tuyến thì cơ hội phát triển, chuyển mình sau dịch không hề bất khả thi. Vào thời điểm này, việc sử dụng các công cụ làm việc từ xa như Cloud Files của ODS sẽ là lựa chọn thích hợp cho người quản lý để duy trì hoạt động, dễ dàng quản lý và kiểm soát nhân sự.

Tham khảo thêm: Cloud Server giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như thế nào trong “khủng hoảng” Covid-19?