Tầm quan trọng của Tổng đài ảo trong ngành bất động sản

Trong ngành bất động sản, làm sao để quản lý mối quan hệ giữa khách hàng và nhà đầu tư luôn là vấn đề được quan tâm nhiều hiện nay, bởi đây là yếu tố quan trọng quyết định không nhỏ đến thành công của dự án. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp tìm đến Tổng đài ảo nhằm khắc phục những hạn chế từ cuộc gọi, tư vấn, giao dịch theo phương thức truyền thống trước đây. Để hiểu hơn tầm quan trọng của Tổng đài ảo trong lĩnh vực này, đừng bỏ qua những nội dung sau đây nhé!

Hạn chế khi sử dụng hệ thống thoại truyền thống

Mặc dù cũng chỉ là phương thức liên hệ để phục vụ trong công việc. Tuy nhiên, đối với lĩnh vực bất động sản, việc dùng số điện thoại cá nhân có thể sẽ mang lại khá nhiều hạn chế, làm ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp, cụ thể:

Hạn chế 1: Khó kiểm soát cuộc gọi: Khi sử dụng số điện thoại cá nhân để tư vấn dự án cho khách hàng, ngoài việc làm giảm đi sự chuyên nghiệp thì còn khiến công ty khó kiểm soát được tất cả cuộc gọi khi danh bạ chứa quá nhiều thông tin “hỗn loạn”.

Hạn chế 2: Khó đánh giá hiệu quả làm việc của tư vấn viên: Vì không có hệ thống quản lý tập trung nên doanh nghiệp sẽ khó theo dõi cũng như đánh giá hiệu quả của từng tư vấn viên. Điều này sẽ làm cho việc cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như đào tạo tư vấn viên trở nên khó khăn hơn và không đạt được hiệu quả nhất định.

Hạn chế: Dễ gây nhầm lẫn ở phía khách hàng: Đây là điều hiển nhiên vì mỗi nhân viên đều có số điện thoại riêng và không có tổng đài đại diện chính chủ, khách hàng thường sẽ bị nhầm lẫn vì không xác định được đâu là số điện thoại chính thức của công ty.

Hạn chế 4: Khó xác minh thông tin dự án: Khi không có hệ thống tổng đài duy nhất, việc xác minh thông tin dự án là điều không hề đơn giản vì khách hàng thiếu đi sự tin cậy từ số điện thoại cá nhân đó.

Hạn chế 5: Cước phí điện thoại cao: Ngoài giảm đi sự chuyên nghiệp và thiếu hiệu quả trong công việc vì khách không có nhiều niềm tin đến số điện thoại cá nhân thì thêm một yếu tố khiến nhiều tư vấn viên phiền lòng đó chính là cước phí chi trả cho điện thoại cá nhân khá cao, trong khi đó, liên hệ qua điện thoại là công việc chủ yếu chiếm nhiều thời gian nhất trong một ngày.

Hạn chế 6: Mất cơ hội tiềm năng và doanh thu: Phương pháp gọi truyền thống sẽ không thể nào ghi thông tin chi tiết cuộc gọi. Điều này sẽ khiến công ty khó tiếp cận và chăm sóc khách hàng cũ, từ đó bỏ lỡ nhiều cơ hội có thể là tiềm năng lớn cho doanh nghiệp.

Hạn chế 7:  Không có công cụ nhắc lịch:  Với lĩnh vực bất động sản, sự kiện, dự án được xem là mốc thời điểm vàng xuất hiện nhiều giao dịch nhất, việc không có công cụ nhắc lịch tham gia sự kiện, dự án là một thiếu sót lớn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều nhà đầu tư tiềm năng có khả năng cao ra quyết định đầu tư.

Hạn chế 8: Khó phân biệt khách hàng cũ/mới: Việc không phân biệt được đâu là khách hàng đã giao dịch và chưa giao dịch cũng là nguyên nhân ảnh hưởng rất nhiều đến công tác chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Hạn chế 9: Khó đánh giá chất lượng dịch vụ: Do không được ghi lại và theo dõi, doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá quá trình tương tác giữa nhân viên và khách hàng để nhận diện được đâu là yếu tố cần phát huy và đâu là điểm cần khắc phục trong quá trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng.

Hạn chế 10: Khó khăn trong việc quản lý: Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và việc sử dụng nhiều tổng đài khác nhau cho từng chi nhánh sẽ dẫn đến sự thiếu thống nhất, gây khó khăn trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng rất nhiều.

Tổng đài ảo – Giải pháp hữu hiệu trong lĩnh vực bất động sản

Để khắc phục những vấn đề trên, tổng đài ảo được xem như là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực bất động sản, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí và tăng trưởng doanh thu hiệu quả bởi những ưu thế sau:

Linh hoạt trong quá trình sử dụng

Với tổng đài ảo, chỉ cần có kết nối internet, tư vấn viên có thể thực hiện cuộc gọi dù ở bất kỳ đâu. Sự linh hoạt này vô cùng hữu ích và mang đến thuận tiện cho cả nhân viên và khách hàng.

Định tuyến cuộc gọi thông minh

Tổng đài ảo có khả năng chuyển tiếp cuộc gọi đến bộ phận nhân viên, tư vấn viên phù hợp nhờ khả năng tự động định tuyến cuộc gọi theo nhà mạng của khách hàng. Điều này vừa giảm chi phí vận hành, vừa mang lại hiệu quả cao cho công việc.

Đánh giá chất lượng cuộc gọi

Từ những phím bấm và hệ thống phản hồi, khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn theo hướng dẫn để đánh giá dịch vụ của công ty. Qua đó, doanh nghiệp sẽ biết được đâu là điểm mạnh và đâu là điểm hạn chế cần khắc phục để có thể điều chỉnh quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Cuộc gọi tự động và nhắc lịch

Với khả năng tự thực hiện các cuộc gọi tự động và nhắc lịch khách hàng, đối tác tham gia sự kiện, khảo sát thị trường,… Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ sự kiện, dự án quan trọng nào.

Ghi nhớ thông tin cuộc gọi

Đây cũng là một trong những tính năng vô cùng quan trọng của tổng đài ảo, bởi khả năng ghi và lưu trữ thông tin cuộc gọi sẽ là dữ liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với khách hàng đã giao dịch, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng hiệu quả.

Tích hợp cuộc gọi trên nhiều nền tảng

Với khả năng tích hợp cuộc gọi với nhiều nền tảng khác nhau, từ email cho đến website,… Tổng đài ảo không chỉ tạo điều kiện để khách hàng dễ tiếp cận và liên lạc cùng tư vấn viên mà còn là phương pháp để doanh nghiệp gia tăng khách tệp khách hàng hiệu quả trên những nền tảng này.

Quản lý chi tiết hạn mức cuộc gọi

Tính năng quản lý và theo dõi chi tiết hạn mức cuộc gọi của từng tư vấn viên sẽ giúp công ty dễ dàng kiểm soát số lượng cuộc gọi, đảm bảo hiệu quả công việc và không bị lạm dụng tài nguyên.

Hiển thị cuộc gọi thương hiệu (Voice Brandname)

Một tính năng nổi bật không thể bỏ qua của tổng đài ảo chính là Voice Brandname, tính năng giúp hiển thị thương hiệu ở mỗi cuộc gọi đến giúp khách hàng dễ dàng nhận diện cuộc gọi đến từ đâu. Điều này không chỉ mang lại sự uy tín, chuyên nghiệp cho công ty mà đồng thời còn giúp tăng tỷ lệ bắt máy lên đến 95%.

Dễ dàng triển khai và mở rộng

Khi triển khai tổng đài ảo, việc doanh nghiệp muốn mở rộng hệ thống và quy mô vô cùng dễ dàng và nhanh chóng mà không cần tốn nhiều thời gian, chi phí.

Giao diện thuần việt dễ sử dụng

Đây cũng là một yếu tố “ăn điểm” mà tổng đài ảo có được, với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và phù hợp với ngành bất động sản, các tính năng lại được tối ưu hóa hiệu quả sẽ giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc thao tác và quản lý cuộc gọi.

Call Center AI là một trong những ứng dụng công nghệ tối ưu chăm sóc khách hàng hiệu quả

Không chỉ giải quyết được hầu hết các vấn đề mà các doanh nghiệp làm về lĩnh vực bất động sản gặp phải khi sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, mà hệ thống tổng đài ảo còn mang lại  nhiều lợi ích cho doanh nghiệp từ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất công việc đến cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Do đó, không nói quá khi dịch vụ tổng đài ảo được xem là một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và sự hài lòng cho khách hàng.

Hãy liên hệ ngay Mắt Bão One để sở hữu cho mình hệ thống tổng đài ảo với những tính năng vượt trội cùng khả năng linh hoạt trong việc triển khai, góp phần gia tăng hiệu quả trong chiến lược phát triển của các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bất động sản nhé.