Quy trình thuê tổng đài 1900 và những lưu ý cho doanh nghiệp

Để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, có không ít doanh nghiệp lựa chọn hình thức thuê tổng đài 1900. Vậy tổng đài này là gì, lợi ích như thế nào, quy trình thuê ra sao. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết này nhé.

Tổng đài 1900 là gì và lợi ích khi sử dụng

Định nghĩa tổng đài 1900

Tổng đài 1900 là dịch vụ quen thuộc nhằm mục đích mang đến sự kết nối từ doanh nghiệp đến khách hàng hoặc ngược lại. Với dịch vụ này, doanh nghiệp có thể sử dụng để hỗ trợ khách hàng về dịch vụ, sản phẩm, chăm sóc khách hàng hay phục vụ cho mục đích bán hàng, marketing đều được. 

Lợi ích khi thuê tổng đài 1900

Chăm sóc khách hàng, tạo ấn tượng hay quản lý cuộc gọi hiệu quả là những yếu tố mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được. Và dĩ nhiên, những điều này đều hội tụ ở dịch vụ tổng đài 1900, cụ thể:

Tăng cường chăm sóc khách hàng

Đây cũng là một trong những lợi ích lớn nhất khi thuê tổng đài 1900. Bởi lẽ, tổng đài có thể đáp ứng số lượng cuộc gọi lớn, giảm thiểu tình trạng chờ đợi lâu của khách hàng. Do đó, thông qua tổng đài này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi từ khách một cách nhanh chóng để giải quyết các vấn đề từ phía khách hàng yêu cầu, từ đó nâng cao trải nghiệm và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp

Khi nhận được cuộc gọi có đầu số 1900, khách hàng sẽ ấn tượng về sự chuyên nghiệp, đồng thời cảm thấy tin tưởng doanh nghiệp hơn. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì càng cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp, gây ấn tượng ngay từ lần đầu đối với khách hàng.

Quản lý cuộc gọi hiệu quả

Thuê tổng đài 1900 kết hợp với các tính năng như ghi âm cuộc gọi, thống kê thời gian, chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên môn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá cuộc gọi, từ đó có thêm nhiều phương án để cải thiện dịch vụ một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, tính năng báo cáo chi tiết khi tích hợp với tổng đài 1900 cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng cuộc gọi cũng như phân tích về mức độ hài lòng của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí đầu tư

Thay vì phải đầu tư vào thiết bị, phần mềm hay bảo trì tổng đài thì việc thuê tổng đài 1900 sẽ giúp doanh nghiệp đảm nhiệm hết phần này. Do đó, doanh nghiệp có thể yên tâm chi trả phần chi phí thuê nhất định, không phải quá lo lắng về những khoản xoay quanh rườm rà, phức tạp như lắp đặt tổng đài truyền thống.

Quy trình thuê tổng đài 1900

Để đảm bảo việc thuê tổng đài 1900 mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần hiểu rõ chi tiết hơn về quy trình thuê dịch vụ này.

Bước 1 – Xác định mục đích, nhu cầu sử dụng

Việc xác định rõ mục đích, nhu cầu sử dụng tổng đài là gì, cần bao nhiêu kênh, có cần tích hợp các tính năng báo cáo, ghi âm hay phân bổ chuyển tiếp cuộc gọi không là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, tránh việc đầu tư lãng phí, tính năng cần thiết thì thiếu, tính năng không dùng đến thì lại thừa.

Bước 2 – Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Điều này rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định trong quá trình ứng dụng tổng đài có suôn sẻ hay không cũng như cung cấp các gói dịch vụ có quá tốn kém hay không. Do đó, để lựa chọn nhà cung cấp cho thuê tổng đài 1900 uy tín, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố về chất lượng dịch vụ đảm bảo ổn định, không gián đoạn, chi phí phù hợp không phát sinh. Đồng thời có cung cấp tính năng hỗ trợ như ghi âm cuộc gọi, phân bổ cuộc gọi tự động, báo cáo cũng như có dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, đảm bảo giải quyết và xử lý các vấn đề khi doanh nghiệp cần đến.

Bước 3 – Ký hợp đồng và lắp đặt hệ thống

Khi đã chọn được đơn vị cho thuê uy tín, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng sau đó được cài hệ thống với số điện thoại 1900 kèm các tính năng yêu cầu và được thử nghiệm sau khi hệ thống khởi động nhằm đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định nhất.

Bước 4 – Đào tạo nhân sự

Bước này được thực hiện sau khi hoàn tất các quy trình lắp đặt trước đó. Việc đào tạo nhân sự nắm bắt được cách thức hoạt động của tổng đài sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi và xử lý những vấn đề trong quá trình làm việc với khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Một số lưu ý khi thuê tổng đài 1900

Việc lựa chọn dịch vụ thuê tổng đài 1900 phù hợp sẽ không chỉ mang lại lợi ích lớn về chi phí mà còn đảm bảo hiệu quả công việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Kiểm tra phí dịch vụ

Không phải nhà cung cấp cho thuê tổng đài 1900 nào cũng giống nhau, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ về các khoản phí từ chi phí thuê tổng đài, phí cuộc gọi cho đến những dịch vụ bổ sung để tránh phát sinh các khoản phí ngoài ý muốn.

Đảm bảo tính bảo mật cao

Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo dịch vụ cho thuê tổng đài 1900 có các biện pháp bảo mật tốt nhằm đảm bảo dữ liệu của công ty hay khách hàng đều được bảo vệ, tránh trường hợp bị “rò rỉ” ra ngoài.

Lựa chọn đơn vị cung cấp có dịch vụ tốt 

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp có hệ thống tổng đài hoạt động trơn tru, không gián đoạn mà còn đảm bảo hiệu quả công việc do không gặp phải những sự cố mà phải mất thời gian chờ đợi lâu mới được giải quyết. Vì vậy, hãy chọn nhà cung cấp đảm bảo dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng để không xảy ra các sự cố kỹ thuật hay những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ. 

Từ những những lợi ích nói trên, thuê tổng đài 1900 được xem là giải pháp cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, đây là dịch vụ trả phí mà thông thường khách hàng khi gọi đến sẽ phải chịu một khoản phí cho mỗi cuộc gọi. Để đảm bảo mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho cả doanh nghiệp và khách hàng, vừa đảm bảo tối ưu chi phí, vừa có tính linh hoạt và mang đến hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể cân nhắc việc lắp đặt dịch vụ tổng đài ảo – ứng dụng rất được ưa chuộng trong thời đại công nghệ ngày nay.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.