Dịch vụ tổng đài Call Center và những loại hình phổ biến

Vẫn biết kinh doanh thì cần sản phẩm tốt thế nhưng yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững chính là xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Một trong những công cụ có thể làm được điều này chính là dịch vụ tổng đài Call Center. Hãy cùng tìm hiểu thêm về loại hình này qua bài viết dưới đây.

Dịch vụ tổng đài Call Center là gì?

Dịch vụ Tổng đài Call Center được hiểu đơn giản là phương thức liên hệ với nhau giữa hai đối tượng là doanh nghiệp với khách hàng, đối tác, nhân viên,… hoặc ngược lại. Việc trang bị hệ thống tổng đài sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thông tin về sản phẩm, dịch vụ hay xử lý những yêu cầu từ khách hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.

Với tầm quan trọng của Call Center đối với doanh nghiệp, công nghệ tiên tiến hiện nay đã cho ra đời khá nhiều loại hình tổng đài với cách triển khai khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, áp dụng để phù hợp với tài chính cũng như nhu cầu của mình, cụ thể:

Call Center Inhouse

Đây là loại tổng đài tự vận hành thường được doanh nghiệp dùng trong quản lý nội bộ nhiều. Với tổng đài Call Center Inhouse, doanh nghiệp có thể tự thiết lập bằng cách đầu tư vào cơ sở hạ tầng, từ phần cứng, phần mềm cho đến đội ngũ nhân sự nhằm vận hành tổng đài. Do đó, hình thức dịch vụ này rất phù hợp với các doanh nghiệp lớn muốn kiểm soát quy trình chăm sóc khách hàng từ nhân viên cũng như có nhu cầu xử lý nhiều cuộc gọi.

Call Center Outsourcing 

Call Center Outsourcing (dịch vụ tổng đài thuê ngoài) cũng là một loại hình được nhiều doanh nghiệp ứng dụng khi không muốn đầu tư vào nhân sự hay cơ sở hạ tầng. Với dịch vụ này, doanh nghiệp chỉ cần ký hợp đồng với nhà cung cấp là đã có thể có một đội ngũ nhân lực hoạt động cho mình.  

Call Center Ai 

Ngay từ khi mới “ra mắt” thị trường, Call Center Ai hay còn gọi là tổng đài ảo đã có được sự đón nhận của nhiều doanh nghiệp bởi sở hữu trong mình nhiều ưu điểm nổi trội như tiết kiệm chi phí, linh hoạt và mang lại hiệu suất công việc cao.

Bởi lẽ, loại hình này hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư vào chi phí lắp đặt ban đầu. Cũng bởi hoạt động chỉ cần kết nối internet nên doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi ở bất kỳ đâu, đồng thời dễ dàng mở rộng quy mô nên khá thích hợp đối với những công ty có nhu cầu phát triển doanh nghiệp hay những startup mới bước chân vào lĩnh vực kinh doanh.

Doanh nghiệp được gì khi ứng dụng dịch vụ tổng đài Call Center

Sở hữu dịch vụ tổng đài Call Center với hình thức triển khai là tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, vận hàng mà còn mang đến nhiều lợi ích từ tăng cường chất lượng dịch vụ, giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả, hỗ trợ đa kênh, cho đến khả năng mở rộng quy mô linh hoạt, không khó hiểu khi nhiều doanh nghiệp ứng dụng công nghệ này đã gặt hái được những thành quả đáng nể và duy trì sự phát triển bền vững.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Ứng dụng tổng đài Call Center, doanh nghiệp sẽ giải quyết những vấn đề khúc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Từ đó để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng, tạo dựng nên mối quan hệ bền vững, kích thích khách hàng trung thành với sản phẩm dịch vụ của công ty, giúp tăng trưởng doanh thu hiệu quả.

Giải quyết và xử lý phản ánh, khiếu nại chuyên nghiệp

Đối với bất kỳ dịch vụ nào cũng vậy, khi có phản ánh hay khiếu nại từ khách hàng mà không được hồi đáp và giải quyết nhanh chóng sẽ dẫn đến những suy nghĩ không hay từ khách hàng với doanh nghiệp. 

Đây cũng là những điều khiến doanh nghiệp bỏ lỡ khách hàng, gây mất niềm tin từ khách hàng. Thậm chí khách hàng còn để những đánh giá không tốt khiến doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để gây dựng lại uy tín và niềm tin đối với khách hàng cũ và mới. Do đó, sự “có mặt” của tổng đài Call Center chính là cách giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng.

Thu hút khách hàng mới, dễ dàng Pr sản phẩm

Với tổng đài Call Center, nhân viên không chỉ chăm sóc khách hàng cũ tốt hơn mà còn có thể ứng dụng để thông tin về những ưu đãi, khuyến mãi giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng mới thông qua cuộc gọi. Nhờ vậy mà việc thu hút khách hàng mới cũng sẽ hiệu quả hơn.

Phân tích dữ liệu, cải thiện chất lượng dịch vụ

Việc phân tích dữ liệu đã được thu thập từ tổng đài Call Center thông qua các tính năng ghi âm, báo cáo, doanh nghiệp không chỉ có thêm dữ liệu quan trọng từ hành vi, sở thích, nhu cầu của khách hàng mà còn có thể dựa vào đó để đánh giá, lên chiến lược chuẩn chỉnh nhằm cải tiến dịch vụ, sản phẩm, mang đến quy trình chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Một số lưu ý quan trọng khi lựa chọn dịch vụ tổng đài Call Center

Tổng đài Call Center là một phần không thể thiếu trong hành trình phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo ứng dụng dịch vụ này mang đến hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý một số vấn đề sau:

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Một dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm và quy trình hoạt động chuyên nghiệp sẽ giúp mang đến chất lượng dịch vụ khách hàng tốt nhất.

Lựa chọn tổng đài có tính năng tùy biến, linh hoạt

Tính linh hoạt, tùy biến của hệ thống tổng đài Call Center sẽ giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về những thay đổi trong quá trình hoạt động như mở rộng quy mô hay làm việc từ xa,… Vì vậy, nên ưu tiên tổng đài Call Center có tích hợp nhiều tính năng thông minh như quản lý cuộc gọi, ghi âm, phân tích dữ liệu, báo cáo,…

Xem xét đến yếu tố chi phí

Đây là điều cần cân nhắc trong quá trình lựa chọn dịch vụ tổng đài Call Center, nhất là đối với những doanh nghiệp mới khởi nghiệp cần nhiều chi phí để đầu tư. Vì thế, hãy xác định kỹ về ngân sách cũng như nhu cầu, mục đích của mình để chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.

Xem xét khả năng mở rộng và sự hỗ trợ kỹ thuật

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp không gặp quá nhiều khó khăn trong việc mở rộng quy mô hay gặp những sự cố trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.