Tại sao cần đưa Tổng Đài Ảo vào Startup?

Đối với những doanh nghiệp mới bước chân vào thương trường kinh doanh hay nói ngắn gọn hơn là Startup (khởi nghiệp) thường không tránh khỏi những khó khăn, thử thách. Trong tình hình đó, sự xuất hiện của Tổng Đài Ảo lại được xem như vị “cứu tinh” mang đến nhiều hiệu quả trong hoạt động kinh doanh mà lại tiết kiệm chi phí.

Những yếu tố mà tổng đài ảo phù hợp với các công ty mới khởi nghiệp

Sở dĩ, Tổng Đài Ảo là công cụ quan trọng và cần thiết với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới khởi nghiệp là bởi những lý do sau:

1. Tiết kiệm chi phí hạ tầng và vận hành

Đây là một trong những lý do quan trọng nhất mà nhiều startup đều lựa chọn ứng dụng Tổng Đài Ảo. Bởi lẽ, một doanh nghiệp khi mới khởi nghiệp nguồn vốn hạn chế mà phải đầu tư khá nhiều chi phí, trong khi đó, tổng đài chăm sóc khách hàng là một trong những khoản đầu tư quan trọng không thể thiếu, vì nó quyết định rất nhiều đến sự phát triển của một công ty. 

Tích hợp với các công nghệ và ứng dụng khác

Tuy nhiên, việc triển khai tổng đài truyền thống lại cần phải đòi hỏi có cơ sở hạ tầng phần cứng phức tạp, chưa kể đến phải đầu tư thêm nhiều chi phí tốn kém từ đường dây, thiết bị điện thoại, chi phí bảo trì cho đến phí vận hành lâu dài thực sự tốn kém. 

Vì thế, sự ra đời của tổng đài ảo là giải pháp thay thế tuyệt vời giúp giải quyết hoàn toàn những nỗi lo về chi phí. Bởi lẽ, cơ chế hoạt động của tổng đài ảo là trên nền tảng điện toán đám mây, chỉ cần internet cùng các thiết bị kết nối internet là đã có thể đưa vào ứng dụng vừa giúp startup tiết kiệm bởi những chi phí đầu tư ban đầu, vừa giảm thiểu chi phí thuê kỹ thuật bảo trì, sửa chữa hay nâng cấp.

2. Tăng cường khả năng linh hoạt và mở rộng

Đối với các startup đang trong quá trình hoạt động và phát triển thì rất cần yếu tố khả năng linh hoạt và mở rộng. Yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn khi mở rộng quy mô, bởi tổng đài ảo không yêu cầu thêm thiết bị hay đường dây điện thoại cũng không cần phải bỏ ra chi phí để thuê đội ngũ kỹ thuật viên về xử lý khi phần cứng gặp vấn đề. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng không lo lắng hay gặp những trở ngại về hạ tầng.

Cần lưu ý một số điều trước khi gọi điện cho khách hàng

Với tổng đài ảo, khi mở rộng quy mô, doanh nghiệp chỉ cần thêm số lượng người dùng, cuộc gọi mà không cần thay đổi hệ thống cũ. Hệ thống này cũng cho phép người dùng có thể phân bổ dễ dàng các cuộc gọi đến những phòng ban phù hợp cũng như phân tích dữ liệu cuộc gọi hay thiết lập các tính năng như IVR (hệ thống trả lời tự động) mà không lo trở ngại về mặt kỹ thuật.

3. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng 

Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng ngay từ những ngày đầu cũng là một trong những ưu điểm mà tổng đài ảo làm được thông qua việc kết nối với khách hàng mọi lúc, mọi nơi dù trên bất kỳ thiết bị nào. Bởi lẽ, hệ thống này sở hữu nhiều tính năng như ghi âm, chuyển tiếp cuộc gọi, quản lý cuộc gọi nhỡ, đồng thời tự động phân loại các cuộc gọi. 

Đặc biệt là IVR (Interactive Voice Response) – tính năng trả lời tự động vô cùng quan trọng có thể giúp phân loại cũng như chuyển cuộc gọi tới đúng bộ phận chuyên môn một cách nhanh chóng, giảm thiểu khả năng chờ đợi của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp startup có thể tạo ra ấn tượng về sự chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

4. Dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu cuộc gọi

Việc quản lý và phân tích các dữ liệu cuộc gọi sẽ giúp các startup nắm rõ hơn về xu hướng, hành vi của khách hàng, từ đó cải thiện lại quy trình làm việc để đảm bảo về chất lượng cuộc gọi mang đến sự hài lòng cao nhất về phía khách hàng. Đây cũng là những điều mà tổng đài ảo đáp ứng được. 

Vì vậy, khi ứng dụng tổng đài ảo vào trong doanh nghiệp, các thông tin về thời gian gọi, trả lời, loại cuộc gọi với nhu cầu, mục đích gì để được lưu trữ và quản lý hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp có thể chăm sóc và giữ chân khách hàng lâu dài, giúp nâng cao trải nghiệm người dùng một cách hiệu quả nhất.

5. Khả năng làm việc từ xa và tích hợp đa kênh

Làm việc từ xa hiện nay dường như đang trở thành xu hướng phổ biến, nhất là đối với các startup. Khi ứng dụng tổng đài ảo, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng, các nhân viên vẫn có thể tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi một cách hiệu quả, chỉ cần có kết nối internet.

Không chỉ vậy, tổng đài ảo còn tích hợp nhiều kênh khác như chat trực tuyến, email, SMA hay thông qua nhiều kênh mạng xã hội khác nhau như Facebook Messenger, Zalo, từ đó tạo ra trải nghiệm đồng nhất,  nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng.

6. Tự động hóa quy trình hỗ trợ khách hàng 

Khi phải quản lý quá nhiều tác vụ cùng một lúc cũng những yêu cầu khách hàng cần xử lý gấp sẽ khiến nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup rơi vào guồng “rối như tơ vò” khiến vừa mất thời gian, vừa không đảm bảo hiệu quả công việc. Tuy nhiên, khi áp dụng tính năng tự động từ tổng đài ảo khi tích hợp công cụ IVR, giúp chuyển tiếp cuộc gọi tự động và nhắc nhở tự động, giúp cho quy trình làm việc chuyên nghiệp hơn, giảm tải đội ngũ chăm sóc khách hàng nhưng vẫn đảm bảo khách hàng nhận được phản hồi một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu suất công việc cũng như gia tăng sự hài lòng từ phía khách hàng.

7. Lợi ích trong việc quản lý và báo cáo hiệu quả

Từ việc cung cấp tính năng báo cáo cũng như phân tích mạnh mẽ của tổng đài ảo, các startup có thể theo dõi hiệu quả thông qua các cuộc gọi, đồng thời giúp cho việc đo lường năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên cũng như đánh giá chất lượng dịch vụ một cách tốt nhất. Đặc biệt, khi có những dữ liệu quan trọng như thời gian trả lời, số lượng cuộc gọi nhỡ hay tỷ lệ chuyển đổi từ cuộc gọi sang khách hàng tiềm năng cũng như mức độ hài lòng từ phía khách hàng sẽ được báo cáo tùy chỉnh giúp các startup có thể nhanh chóng nhận diện vấn đề, sau đó lên kế hoạch thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm cải thiện dịch vụ, nâng cao hiệu suất cũng như tối ưu hóa quy trình làm việc.

Có thể thấy, việc tích hợp tổng đài ảo vào hoạt động kinh doanh là giải pháp tuyệt với giúp các startup vượt qua được những khó khăn ban đầu, giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Do đó, nếu bạn cũng đang điều hành một startup, ngay từ bây giờ hãy đưa tổng đài ảo vào chiến lược kinh doanh của mình nhé.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.