Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Tổng Đài Ảo hiệu quả

Là một công cụ mạnh mẽ có thể quản lý và điều phối những cuộc gọi một cách linh hoạt, hiệu quả. Tổng Đài Ảo được xem là giải pháp lý tưởng cho những doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Vậy làm sao để cài đặt và sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả, cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Tìm hiểu về tổng đài ảo là gì?

Đây là hệ thống sử dụng điện toán đám mây để hoạt động thông qua internet. Với nhiều tính năng nổi trội như ghi âm, phân loại cuộc gọi, báo cáo, thống kê, lưu trữ, gửi tin nhắn tự động,…Tổng đài ảo không chỉ hỗ trợ nghe gọi mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình, giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các lợi ích của tổng đài ảo bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Nhờ không phải đầu tư vào phần cứng cũng như cơ sở hạ tầng. 
• Tính linh hoạt cao: Do đó, có thể sử dụng tổng đài ảo ở bất kỳ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào chỉ cần có kết nối internet.
• Quản lý dễ dàng: Doanh nghiệp có thể theo dõi và xử lý trực tiếp từ cuộc gọi, báo cáo, dữ liệu,… để cải thiện và nâng tầm trải nghiệm khách hàng.

Hướng dẫn các bước cài đặt Tổng Đài Ảo dễ dàng, hiệu quả

Đối với dịch vụ Tổng Đài Ảo, chỉ cần vài bước đơn giản cài đặt là doanh nghiệp đã có thể ứng dụng được. Sau đây là một số bước cụ thể trong việc cài đặt tổng đài ảo mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Tổng Đài Ảo

Đây là điều vô cùng cần thiết khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ Tổng Đài Ảo. Bởi việc cài đặt có nhanh chóng hay không, quá trình sử dụng Tổng Đài Ảo có hiệu quả không đều phụ thuộc vào bước này rất nhiều. Vì vậy, khi bắt đầu lựa chọn nhà cung cấp Tổng Đài Ảo, doanh nghiệp nên chú ý xem xét các yếu tố như:

• Yếu tố về chất lượng dịch vụ cũng như hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo quá trình sử dụng Tổng Đài Ảo suôn sẻ, không gặp bất kỳ sự cố nào.
• Yếu tố về tính năng phù hợp như ghi âm, báo cáo, IVR hay tích hợp CRM,… để đảm bảo tối ưu chi phí với những tính năng thực sự cần thiết với nhu cầu doanh nghiệp.
• Yếu tố chi phí: Dĩ nhiên rồi, đây sẽ là cách để doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo với chi phí tối ưu, phù hợp với ngân sách.

Bước 2: Đăng ký và mua gói dịch vụ  

Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, đây sẽ là bước tiếp theo mà các doanh nghiệp cần làm. Theo đó, nhà cung cấp sẽ có nhiều gói dịch vụ tổng đài ảo linh hoạt từ cơ bản đến cao cấp để doanh nghiệp có thể lựa chọn bao gồm: Số điện thoại cố định hoặc di động, ghi âm, báo cáo, tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, tích hợp phần mềm như CRM, email marketing,…

Bước 3: Cài đặt phần mềm và cấu hình số điện thoại

Sau khi đăng ký gói dịch vụ, nhà cung cấp tổng đài ảo sẽ hỗ trợ doanh nghiệp có thông tin đăng nhập vào hệ thống tổng đài ảo. Lúc này, bạn cần cấu hình số điện thoại cố định hoặc di động mà bạn muốn sử dụng hoặc có thể thiết lập những số phụ phục vụ cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. 

Đặc biệt, cấu hình các tính năng trả lời tự động như IVR, chuyển cuộc gọi, phân phối cuộc gọi là không thể thiếu (ACD) nhằm đảm bảo những cuộc gọi được chuyển đến đúng nhân viên hoặc bộ phận.

Bước 4: Tạo nhóm và phân quyền

Đây cũng là một trong những tính năng quan trọng của tổng đài ảo. Tính năng này sẽ giúp phân quyền cuộc gọi cho mỗi nhóm bằng cách tạo nhiều nhóm khác nhau như nhóm chăm sóc khách hàng, nhóm bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhằm đảm bảo các cuộc gọi đến sẽ được phân đúng mỗi bộ phận phù hợp với chuyên môn, đáp ứng nhu cầu muốn được giải đáp từ phía khách hàng.

Đối với bảng điều khiển, các chế độ phục vụ trong công việc có thể thiết lập như ca làm việc, thời gian nghỉ và thời gian ngoài giờ nhằm xử lý trong các trường hợp nhân viên không thể tiếp nhận cuộc gọi thì tổng đài ảo sẽ chuyển hướng cuộc gọi hoặc gửi tin nhắn tự động cho khách hàng.

Bước 5: Cài đặt tính năng ghi âm cuộc gọi

Ghi âm cuộc gọi không chỉ đơn thuần là lưu trữ lại những cuộc gọi cần thiết, quan trọng mà còn góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá chất lượng cuộc gọi để từ đó cải thiện công tác chăm sóc khách hàng một cách tốt hơn. Điều này cho thấy tính năng này vô cùng quan trọng và cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng nên có.

Tham khảo: Bảng Giá Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Dành Cho Doanh Nghiệp

Làm sao để sử dụng Tổng Đài Ảo một cách hiệu quả nhất

Mặc dù Tổng Đài Ảo mang đến rất nhiều lợi ích, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tận dụng lợi thế của ứng dụng này để sử dụng một cách tối ưu chi phí và hiệu quả nhất. Do đó, bên cạnh việc cài đặt thành công, người dùng cũng cần lưu ý một số cách trong quá trình ứng dụng tổng đài ảo sau đây:

• Tối ưu hóa hệ thống xử lý cuộc gọi tự động và chuyển hướng cuộc gọi IVR bằng cách thiết lập các câu hỏi tự động để khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn phù hợp với nhu cầu ví dụ như “Nhấn 1 để gặp bộ phận nào đó”, “Nhấn 2 để được hỗ trợ gì đó”… Việc này vừa giúp giảm thiểu thời gian vàng bạc chờ đợi từ khách hàng vừa tăng hiệu quả xử lý cuộc gọi.
• Giám sát và đánh giá chất lượng cuộc gọi thông qua những tính năng báo cáo, giám sát để cải thiện và nâng cao hiệu quả làm việc từ các nhân viên.
• Tích hợp với CRM và các phần mềm khác để lưu trữ thông tin khách hàng cũng như theo dõi lịch sử cuộc gọi để quản lý và giúp cho mối quan hệ khách hàng tốt hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng cũng là cách tận dụng tối đa tính năng tổng đài ảo từ những công cụ như ghi âm, chuyển tiếp, phân tích, báo cáo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Tham khảo: Cách tối ưu hóa chi phí với Tổng Đài Ảo cho doanh nghiệp nhỏ

Hy vọng qua các bước hướng dẫn cài đặt tổng đài ảo cũng như cách sử dụng tổng đài ảo thực tế một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tận dụng được những lợi thế mà tổng đài ảo mang lại từ đó vừa tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian vừa nâng cao hiệu quả trải nghiệm khách hàng, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.