Tổng đài ảo cho thẩm mỹ viện – Chinh phục khách hàng ngay từ cuộc gọi đầu tiên

23 Tháng Mười Một, 2024

Khi nhắc đến thẩm mỹ, người ta thường liên tưởng tới sự hoàn hảo. Vì thế mà mọi quy trình đều cần có sự chỉn chu, nhất là khâu chăm sóc khách hàng. Đó là lý do nhiều thẩm mỹ viện sử dụng tổng đài ảo, “vũ khí” bí mật chinh phục khách hàng ngay từ cuộc gọi đầu tiên.

Tổng đài ảo – “ Vũ khí” chăm sóc khách hàng cho thẩm mỹ viện cần có

Mỗi người khi tìm đến thẩm mỹ viện, để ra quyết định thay đổi ngoại hình, họ còn cần sự tư vấn cụ thể và cá nhân hóa, thế nhưng điều này lại khó có thể thực hiện trên website hay tổng đài truyền thống. Chưa kể đến việc, nhiều thẩm mỹ viện đã phải bỏ lỡ không ít khách hàng chỉ vì các cuộc gọi quá tải hoặc chăm sóc khách hàng chưa chu đáo.

Trong khi đó, tổng đài ảo (Call Center Ai) lại hoàn toàn có thể đáp ứng được nhờ hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây, tích hợp nhiều tính năng hiện đại như gọi tự động, tự động trả lời, quản lý dữ liệu khách hàng, ghi âm cuộc gọi cũng như phân phối cuộc gọi thông minh.

Đây được xem là “vũ khí bí mật” hoàn hảo cho phép các thẩm mỹ viện quản lý mọi cuộc gọi và tương tác khách hàng một cách thông minh, linh hoạt mà không cần lắp đặt thiết bị phức tạp.

Qua tổng đài ảo, nhân viên có thể duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp, lắng nghe mong muốn và thấu hiểu được nhu cầu của khách hàng một cách chính xác để có sự tư vấn phù hợp. Đồng thời giúp khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời. Điều này quyết định nên sự gắn bó giữa doanh nghiệp và khách hàng, góp phần xây dựng thương hiệu thẩm mỹ viện một cách chuyên nghiệp và uy tín hơn.

Lợi ích vượt trội của tổng đài ảo cho thẩm mỹ viện

Nhờ tích hợp nhiều tính năng nổi bật như ghi âm và lưu trữ cuộc gọi, tích hợp đa kênh

có thể kết nối tổng đài với các kênh như Facebook Messenger, Zalo hoặc website để không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào từ khách hàng cùng hệ thống trả lời tự động (IVR), chatbot AI thông minh để xử lý các câu hỏi phổ biến và tích hợp CRM giúp quản lý thông tin khách hàng tập trung mà tổng đài ảo luôn mang tới nhiều lợi ích cho thẩm mỹ viện, đảm bảo mỗi cuộc gọi đều mang lại giá trị tối đa.

Dễ lắp đặt – Tối ưu hóa chi phí vận hành

Như đã đề cập, việc lắp đặt và vận hành tổng đài ảo rất đơn giản do không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp như tổng đài truyền thống, chỉ cần sử dụng các thiết bị thông dụng như điện thoại thông minh, máy tính hoặc laptop kết nối với Wifi, 3G hoặc 4G là đã có thể sử dụng tổng đài ảo. Điều này vừa giúp thẩm mỹ viện giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu vừa tiết kiệm chi phí liên lạc.

Theo đó, khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, ngành làm đẹp này chỉ cần trả phí theo nhu cầu sử dụng thay vì tốn kém quá nhiều chi phí để thuê đội ngũ kỹ thuật lớn. Đặc biệt, công cụ còn giúp tối ưu hóa quy trình nhờ tích hợp dễ dàng với các nền tảng hiện có như CRM mà không cần tốn thêm chi phí.

Tạo sự chuyên nghiệp, uy tín đến khách hàng

Thay vì phải sử dụng rất nhiều số điện thoại mới đáp ứng được tần suất gọi ra cho khách hàng vừa khiến doanh nghiệp không tránh khỏi tình trạng “mất khách” vì nghĩ là Spam vừa vô cùng tốn kém chi phí thì tổng đài ảo chỉ cần một đầu số suy nhất và đi kèm tính năng vô cùng nổi bật là voice Brandname.

Công cụ có ưu điểm vượt trội mà ngành thẩm mỹ viện nào cũng nên có để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình đó là hiển thị tên thương hiệu thay vì hiển thị số với những cuộc gọi ra cho khách hàng.

Điều này vô cùng quan trọng và nó mang đến hiệu suất tiếp nhận cuộc gọi cực cao từ phía khách hàng, giúp ngành thẩm mỹ mở rộng khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng. Đồng thời cũng là phương pháp để “sàng lọc” khách hàng tiềm năng hiệu quả.

Bởi khi khách hàng bắt máy cũng đồng nghĩa với việc khách hàng có quan tâm đến sản phẩm dịch vụ và tên thương hiệu khi được hiển thị cũng là phương pháp, tạo dấu ấn trong lòng mỗi khách hàng, giúp họ có sự ghi nhớ về tên thương hiệu của bạn mỗi khi nhắc đến ngành thẩm mỹ – một ngành với biết bao thương hiệu khác nhau trên thị trường.

Ngoài cuộc gọi ra đánh dấu sự chuyên nghiệp với khách hàng, tính năng hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến từ số lượng cuộc gọi, tỷ lệ cuộc gọi thành công, thời gian xử lý trung bình mỗi cuộc gọi còn giúp thẩm mỹ viện dễ dàng đánh giá hiệu quả dịch vụ, nhận diện các vấn đề cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình vận hành.

Đặc biệt, tổng đài ảo còn hỗ trợ thu thập phản hồi sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra những biện pháp cải thiện, nâng cấp để ngành thẩm mỹ ngày một tốt hơn trong mắt khách hàng.

Tích hợp nhiều tính năng tiên tiến

Một lợi ích khác của tổng đài ảo là khả năng tích hợp nhiều tính năng tiên tiến như trả lời tự động (IVR) nhằm hỗ trợ khách hàng truy cập thông tin cơ bản như bảng giá, dịch vụ nổi bật, hoặc khuyến mãi mà không cần chờ nhân viên. Hoặc chuyển tiếp cuộc gọi tự động đến đúng bộ phận tư vấn, đặt lịch, chăm sóc hậu dịch vụ.

Đồng thời quản lý thông tin khách hàng và lịch hẹn một cách hiệu quả. Cụ thể, qua tổng đài ảo, khách hàng có thể đặt lịch từ hệ thống IVR hoặc chatbot tích hợp. Thông báo nhắc lịch cũng sẽ được gửi qua SMS hoặc email giúp giảm tỷ lệ khách hàng quên hẹn. Phương pháp này không chỉ cải thiện hiệu suất vận hành mà còn tăng sự tin tưởng từ khách hàng.

Với các thẩm mỹ viện có nhiều chi nhánh, tổng đài ảo sẽ giúp xử lý công việc giữa các phòng ban nhanh chóng, dễ dàng hơn bằng cách hỗ trợ liên lạc nội bộ miễn phí.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn có khả năng đồng bộ CRM, giúp lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, bao gồm:

Lịch sử sử dụng dịch vụ.
Sở thích và yêu cầu cá nhân.
Các phản hồi và khiếu nại trước đó.

Qua thông tin này, nhân viên tư vấn sẽ xem xét và đưa ra lời khuyên cũng như có gợi ý dịch vụ phù hợp, góp phần tăng sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

Tham khảo:

Làm sao để triển khai tổng đài ảo hiệu quả cho thẩm mỹ viện?

Sau đây là một số yếu tố giúp bạn triển khai tổng đài ảo hiệu quả:

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Điều này sẽ đảm bảo hệ thống tổng đài hoạt động ổn định, bảo mật cao và dễ dàng tích hợp với các công cụ hiện có.
Lựa chọn tổng đài ảo có nhân viên được đào tạo chuyên sâu sẽ hỗ trợ khách hàng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, khai thác tối đa tính năng để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Lựa chọn tổng đài ảo có dịch vụ theo dõi và cải tiến liên tục giúp cho quá trình vận hành tổng đài ảo luôn được trơn tru, không xảy ra bất kỳ lỗi kỹ thuật nào, đồng thời cập nhật các tính năng mới và điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

Với đặc thù ngành thẩm mỹ, nơi khách hàng đòi hỏi sự chăm sóc chu đáo và nhanh chóng, tổng đài ảo trở thành công cụ không thể thiếu để giữ chân và tạo dựng lòng tin từ khách hàng. Nếu bạn muốn thẩm mỹ viện của mình không chỉ đẹp trong mắt khách hàng mà còn chuyên nghiệp trong từng chi tiết, hãy bắt đầu với tổng đài ảo ngay hôm nay nhé.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.