Tổng Đài Ảo Cho Spa Chăm Sóc Khách Hàng Không Còn Là Nỗi Lo

23 Tháng Mười Một, 2024

Khi sự thư giãn và cái đẹp là những giá trị cốt lõi, cách bạn chăm sóc từng chi tiết nhỏ sẽ tạo nên ấn tượng lớn. Tổng đài ảo chính là giải pháp giúp Spa của bạn vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Một cuộc gọi, vô vàn giá trị – bạn đã sẵn sàng thay đổi?

Tổng đài ảo là gì và tại sao Spa cần đến nó?

Tổng đài ảo (Call Center Ai) là một hệ thống tổng đài hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, cho phép quản lý mọi cuộc gọi, từ tự động phân luồng đến lưu trữ thông tin khách hàng qua kết nối internet mà không cần thiết bị rườm rà, phức tạp.

Ngành Spa đặc biệt cần đến tổng đài ảo vì:

Thị trường Spa ngày một cạnh tranh gay gắt, số liệu nghiên cứu thị trường đã cho thấy, có hơn 6,000 cơ sở kinh doanh Spa đang hoạt động, chưa kể đến những Spa không báo cáo hoạt động của mình. Điều này cho thấy, nếu không có sự nổi bật và quy trình chăm sóc khách hàng tốt, Spa sẽ rất dễ bị khách hàng “bỏ quên”.

Thực tế đã cho thấy, có rất nhiều Spa dù dịch vụ chuyên ngành tốt nhưng ngày lại càng trở nên “lu mờ” trước thị trường bởi chưa giải quyết được những vấn đề bất cập như:

“Bỏ sót” khách hàng từ nhiều nền tảng

Với thời buổi công nghệ như hiện nay, khách hàng có thể đến từ rất nhiều nền tảng từ điện thoại, zalo, facebook cho đến email, instagram,…Nếu không có phương pháp quản lý tốt sẽ khó tránh khỏi việc bỏ sót khách hàng cũng như không hỗ trợ và giải quyết kịp thời từ các yêu cầu của khách hàng.

Hiệu quả chăm sóc khách hàng không cao từ cuộc gọi thủ công

Sẽ rất khó để được khách hàng tiếp nhận các cuộc gọi thủ công, thậm chí Spa còn có thể bị báo cáo là SPAM nếu thực hiện cuộc gọi rất nhiều lần, vừa mất thời gian, vừa không mang đến hiệu quả cao.

Quản lý không hiệu quả

Cách làm truyền thống sẽ không có hệ thống ghi nhận về các hoạt động chăm sóc khách hàng, điều này làm cho việc điều hành, cải tiến quy trình trở nên khó khăn. Quản lý sẽ không có hiệu quả, nhất là khi không có sự đồng bộ trong việc giám sát, đánh giá hoạt động chăm sóc khách hàng.

Tính cá nhân hóa

Tính cá nhân hóa khách hàng với Spa là điều cần có để khách hàng luôn cảm thấy mình là người quan trọng. Tuy nhiên, đối với hệ thống tổng đài thủ công, việc theo dõi, ghi nhớ từng sở thích, lịch sử dịch vụ cũng như nhu cầu đặc biệt của từng khách hàng không phải là điều dễ dàng. Mà đây lại là những điểm quan trọng để giữ chân khách hàng, quyết định đến lòng trung thành của khách hàng với dịch vụ được lâu dài hay không.

Khó khăn trong xử lý phản hồi

Sự phản hồi của khách hàng chính là thước đo cho thấy Spa có thực sự đang hoạt động tốt hay không. Nếu không có hệ thống xử lý phản hồi hay khiếu nại khách hàng một cách nhanh chóng sẽ rất dễ bị khách hàng rời bỏ và đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, đồng thời chất lượng dịch vụ của Spa cũng bị thuyên giảm vì lỡ bỏ qua những thông tin quan trọng để nâng cấp dịch vụ tốt hơn.

Không tích hợp phần mềm quản lý

Điều này dẫn đến việc không đồng bộ dữ liệu, khiến việc quản lý thông tin khách hàng trở nên khó khăn hơn.

Tất cả những điều trên cho thấy, để giải quyết những bất cập đó, cần phải sử dụng ứng dụng thông minh như tổng đài ảo để duy trì cũng như gia tăng khách hàng, giúp cải thiện doanh thu cho Spa một cách tốt nhất.

Tham Khảo:

Lợi ích của tổng đài ảo cho Spa – Bí kíp nâng tầm dịch vụ Spa

Với nhiều tính năng nổi bật như ghi âm và lưu trữ cuộc gọi, tích hợp đa kênh cùng hệ thống trả lời tự động (IVR), tổng đài ảo không chỉ giúp Spa giải quyết được nhiều bất cập trên mà còn mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời, giúp:

Tổng đài ảo cho Spa giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả hơn

Thay vì phải qua nhiều bước chuyển tiếp như cuộc gọi thông thường, tổng đài ảo có hệ thống tự động phân phối cuộc gọi đến đúng bộ phận phụ trách, đây là cách quản lý cuộc gọi vô cùng hiệu quả và chuyên nghiệp, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng.

Bên cạnh việc quản lý cuộc gọi thông minh, tính năng ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ảo cũng giúp cho việc quản lý có thể dễ dàng kiểm tra chất lượng dịch vụ để đào tạo, nâng cao kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống của đội ngũ nhân viên Spa một cách tốt hơn.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài ảo còn hỗ trợ việc nhắc lịch tự động, giúp giảm tỷ lệ khách hàng hủy lịch hoặc quên lịch hẹn.

“Giữ chân” khách hàng – tăng cường KPIs bán hàng

Với tổng đài ảo, khách hàng có thể nắm bắt thông tin linh hoạt, ngay cả khi không trong giờ làm việc. Nhờ chức năng trả lời tự động một cách nhanh chóng, giúp khách hàng tiếp cận thông tin cần thiết từ thời gian mở cửa, chương trình khuyến mãi cho đến lời nhắn đặt lịch.

Đặc biệt, tổng đài ảo còn có tính năng gọi ra tự động, có thể là thông báo về các gói dịch vụ mới hay những ưu đãi đặc biệt, điều này góp phần giúp nhân viên hoàn thành chiến dịch telesales một cách dễ dàng.

Hơn thế nữa, nhờ tích hợp với hệ thống CRM, nhân viên có thể truy cập nhanh chóng thông tin khách hàng khi nhận cuộc gọi để dễ dàng nắm bắt thông tin và phân tích dữ liệu khách hàng dễ hơn, từ đó tăng cường hiệu quả KPIs bán hàng.

Cải thiện quy trình làm việc

Thay vì thực hiện các công việc thủ công mất thời gian như ghi chép thông tin khách hàng, lên lịch hẹn thì nhân viên có thể tập trung hơn vào việc chăm sóc khách hàng. Bởi những điều này đã có trợ thủ đắc lực là tổng đài ảo lo.

Theo đó, với khả năng tạo báo cáo chi tiết từ lưu lượng cuộc gọi, thời gian xử lý cho đến tỷ lệ chuyển đổi sẽ là những nguồn tư liệu quý giá cung cấp insights cho quản lý, ví dụ, khi thời gian chờ cuộc gọi cao vào những giờ cao điểm, hệ thống sẽ có những báo cáo chi tiết để Spa có thể cân nhắc và tăng cường nhân sự trong những khung giờ này

Tối ưu chi phí lắp đặt tổng đài ảo cho Spa

Đây là một trong những lợi thế mà dịch vụ tổng đài ảo mang lại, khi lắp đặt tổng đài ảo, Spa không cần đầu tư thiết bị cồng kềnh bởi thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây. Đồng thời cũng không phải bỏ ra chi phí khá lớn để đầu tư đội ngũ nhân sự. Cách này được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tiết kiệm nhân lực nhờ việc tự động hóa của tổng đài ảo, giúp nhân viên tập trung hơn vào việc tư vấn và chăm sóc khách hàng.

Cần lưu ý gì khi áp dụng phần mềm tổng đài vào Spa?

Khi áp dụng phần mềm tổng đài vào hoạt động kinh doanh spa, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo hiệu quả tối ưu:

Phần mềm tổng đài cần đảm bảo có khả năng tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý spa hiện tại để đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng, lịch hẹn cũng như thông tin dịch vụ một cách hiệu quả.
Chọn phần mềm có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu riêng từ việc thiết lập các kịch bản trả lời tự động đến quy trình xử lý cuộc gọi hay báo cáo để phù hợp với đặc thù kinh doanh của spa.
Đảm bảo phần mềm tổng đài phải tuân thủ các quy định về tính bảo mật để bảo vệ dữ liệu quan trọng trong ngành dịch vụ spa.
Đảm bảo phần mềm hỗ trợ giao tiếp đa kênh như Facebook, điện thoại, email, Zalo, cùng nhiều nền tảng xã hội khác để giúp spa linh hoạt hơn trong việc tương tác với khách hàng dù họ đang ở bất kỳ nền tảng xã hội nào.
Đảm bảo các công cụ phân tích dữ liệu trong phần mềm nhằm theo dõi hiệu suất, nắm bắt xu hướng khách hàng và có cơ hội cải thiện dịch vụ.

Đối với ngành Spa, sự hài lòng của khách hàng không chỉ là chất lượng sản phẩm dịch vụ mà còn là cách họ được hỗ trợ chăm sóc. Đó chính là lý do cần đến Tổng đài ảo đây sẽ là phương pháp mang đến trải nghiệm cá nhân hóa vượt trội, giúp giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu bền vững.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.